Transformando Notas Fiscais em conhecimento

Até hoje a gerência das Notas Fiscais nunca foi uma Gestão de Informação.

As empresas compram, exigem as notas e depois as arquivam em algum armário ou em caixas, onde serão feitas comida de traça. Algumas empresas até escaneiam as notas, mas armazenam em arquivos com estrutura:

• Número
• Imagem

Alguns "sábios" ainda colocam fornecedor e tipo de material, mas isto é raríssimo, e ficam satisfeitos com o estúpido processo de dupla digitação. Mesmo assim, os arquivos ficam repletos de erros. No final das contas, a pesquisa, que é o produto almejado, acaba dando em nada, e todo o dinheiro é perdido.

A verdade

Notas de compra não são simplesmente documentos contábeis. Elas são o resultado, em compras, em espécie concreta, de Planejamento e também o início de algum novo Projeto.

Vamos a um item bem simples e prosaico: a mesa de escritório. A mesa será utilizada por um funcionário, que precisa estar bem acomodado (razões ergonômicas), que vai manter documentação ( intuito legal ) ou vai ajudar em um projeto (Planejamento), e que vai acomodar um computador ( infra-estrutura de informática e gerência de informação ).

Portanto, um simples item precisa cumprir várias funções, e entre elas a de auxiliar na Gerência da Informação. Um empregado, também, mal acomodado, pode sofrer transtornos de má postura, dores de cabeça e outros que vão obrigá-lo a se ausentar da empresa e prejudicar a produtividade e a gestão da informação.

Mas no que isto tudo influi na Nota Fiscal de compra de mesas ? Se esta nota vai ter que ser inserida em um  subconjunto de assuntos, ela terá que corresponder a algo dentro de um objetivo maior, ou seja, quando se atribuir a ela palavras chave ou Projeto da qual faz parte, colocaríamos:

• Ergonomia;
• Infra-estrutura de Controle Contábil (se for colocada na área de contabilidade);
• Planejamento (se for pertencer a algum profissional desta área;

E assim por diante.

Imitar simplesmente as outras empresas, comprando móveis simplesmente para se ter a correspondência de um para um entre funcionário e móvel é muita mediocridade. É preciso um motivo, uma finalidade e visão de ganho. Não se compra, por exemplo, uma mesa de escritório para um motorista, pois seu posto de trabalho é um veículo, nem para um operador de máquina, pois seu posto de trabalho é um recinto apropriado para a operação da mesma.

Conclusão

Faça com que suas notas de compra sejam mais do que papéis obrigatórios e sem sentido prático. Torne-as elementos constituintes de projetos, de metas de objetivos. Desta forma, quando perguntarem quanto é o seu gasto em ergonomia ou gestão da informação você terá facilmente a resposta.

Interpretação de textos e as operações básicas do raciocínio

A interpretação de textos usa as três operações básicas do raciocínio.

Através da operação de Análise, separa-se as partes do texto, tanto no sentido temporal ( introdução, corpo e conclusão ), quanto no sentido de sua constituição (descoberta de tipos envolvidos).

Através da comparação, podemos confrontar o texto com outros contextos, e entender os motivos que levaram o narrador a utilizar as expressões e eventos que compõem o texto. Estes outros contextos podem ser temporais ou "localizacionais". Os temporais poderiam ser outras épocas, ou seja, se estamos analisando o tratamento da informação hoje, de natureza digital, podemos fazer comparações com o método de formulários em papel utilizado até a poucas décadas. Os localizacionais poderiam comparar como uma informação é tratada em nossa empresa em relação a outras.

A comparação, no entanto, principalmente hoje, época em que não se cria, mas se copia, pode se revelar inócua. Ela deve ir mais além do que contextos de local, avançar em terrenos multidisciplinares. Como vem a ser isto ?

Não tem complicação. Podemos procurar soluções para um problema de física na filosofia, na geografia, na química, na administração e etc. Sim, não pense que estamos loucos, afinal Nobel achou a solução para a manutenção da estabilidade da dinamite na Bíblia. A solução para o movimento dos veículos veio dos princípios dos explosivos, razão pela qual o motor dos carros é conhecido como "motor à explosão".

A veia filosófica

Esta geração não filosofa sobre os assuntos e problemas. As pessoas vão ao Google para ver se acham uma solução utilizada em outro lugar, ao invés de procurar no seu conhecimento interior, na sua formação acadêmica, os princípios básicos daquilo a que está dedicado a fazer. A preguiça dominou as pessoas, e elas querem as soluções prontas e rápidas, acabando por cometer os mesmos erros que os outros pesquisadores vão cometer.

E nos textos ...

Da mesma forma, na interpretação dos textos, devemos nos colocar no lugar dos personagens, tentar adivinhar o que eles pensam ou pensariam na situação em que estão, para encontrar as explicações para o seu comportamento. Compreendendo o seu comportamento, entende-se as razões de suas ações e a interação com os outros personagens, proporcionando a melhor análise e interpretação do texto.

Também seria muito bom saber como foi a vida do autor, que influências recebeu e os seus intuitos como escritor, como saber se ele escreve por amor, por profissão, se quer agradar um grupo e combater um outro, ou se é imparcial, etc.

Para se chegar à correta interpretação dos textos, é preciso ler muito, principalmente psicologia, pois desta ciência é que saem os princípios para o comportamento do ser humano.

Avaliações subjetivas - Como medir idéias

Estávamos envolvidos em um Prêmio para boas idéias. O mesmo se destinava a captar idéias e premiar as melhores. Mas como medir algo que não possui uma escala matemática, e sim aspectos puramente subjetivos ?

Critérios binários

A tendência seria classificar uma idéia como boa ou ruim, nova ou ultrapassada. Seriam escalas separadas de valor sim ou não, 0 (zero) ou 1 (um), marcado ou não marcado. É um tipo de classificação não criativa e infantil.

Escalas de mais de dois

Outra forma de classificação seria utilizar uma escala de 1 a 3 (ruim, mais ou menos, bom) ou de 1 a 5 (ruim, regular, médio, bom e muito bom); Todas estas são também primitivas e não passariam pelo critério de recursos frente à justiça (pois existem os que se sentem injustiçados e que recorrem à lei, complicando coisas simples).

Escalas baseadas no escopo das idéias

Um critério inicial e adulto seria analisar as idéias em uma escala de valores do próprio universo do assunto: as idéias.

No nível mais baixo (1) classificaríamos as idéias como já existentes e sem nenhuma melhoria. A seguir, (2) diríamos que a idéia já existe, mas a apresentada possui melhorias em termos de rendimento ou custo. Logo após (3), diríamos que uma idéia possui melhorias capazes de fazer com que ela se aplique à utilização que sua original tinha, no entanto os mecanismos são bem melhores. Elevando mais o tipo de idéia (4), pode surgir um grau em que a idéia é totalmente nova.

As idéias totalmente novas podem trazer consigo alguns critérios para análise de sua implantação (já que são novas) e que determinarão sua vantagem em vários graus:

Facilidade de compreensão;
Facilidade para treinamento de sua utilização prática;
Tempo e Custo de fabricação (se for um produto);
Tempo e Custo de treinamento;
Custo de distribuição (se for o caso de um produto);
Acoplamento a equipamentos ou teorias já existentes.

Conclusão

Portanto, analisar os valores dentro do escopo do assunto é bem mais maduro do que utilizar escalas numéricas passíveis de interpretações subjetivas. Não estamos mais na época disto, pois em todos os ramos já temos levantamentos numerosos proporcionados pelos resultados de pesquisas na Internet. Não se pode mais ter preguiça de pensar e nem de pesquisar, pois estamos na era da Informação.

Leis, regras e normas são fronteiras de sistema

Por vezes você encontra alguém que, numa determinada circunstância crítica, lhe diz:

Eu quero fazer isto, mas a LEI me LIMITA.

Esta metaforização da limitação da LEI é muito verdadeira. Em nossas expressões figuradas estão verdades as quais nunca nos damos conta, pois pela força da repetição, acabam nos passando desapercebidas.

Vamos analisar um caso de nossa vida. Alguém te faz raiva no trânsito, te dá uma fechada. Qual é o seu primeiro reflexo ? É agredir o "desinfeliz". Então, após contar até dois ou três, você se lembra que existe a LEI. E o que diz a lei ? A agressão é prevista no Código Penal, artigo 129:

Art. 129. Ofender a integridade corporal ou a saúde de outrem:
Pena - detenção de 3 (três) meses a 1 (um) ano.

Detalhes podem ser obtidos a partir de um exemplar deste Código Penal.

Ora, então o indivíduo é impedido de agredir o outro não pelo uso de uma roupa protetora, nem por uma gaiola, e nem por uma cerca. Ele é impedido e limitado pela consciência de que existe a LEI. E qual é a diferença entre um obstáculo físico e um psicológico (como o estabelecido pela LEI) ? Nenhuma.

Outro exemplo é a ordem que o pai dá para o filho pequeno. Uma ordem é uma REGRA. O pai diz ao filho: não mexa nas facas da cozinha. O filho ficará, a partir daquele momento, com um dilema na mente estabelecido por esta REGRA: mexo ou não mexo. Quero mexer, mas não posso, pois meu pai falou e vai ficar bravo se eu desobedecer. O ficar bravo é a PENA resultante da quebra da REGRA, da quebra da LEI., com uma consequente punição física ou ocupacional (ficar sem TV, sem videogame, etc).

Conclusão

As LEIS, REGRAS e NORMAS estabelecem limites psicológicos ou sociais sobre nossas ações e comportamentos, tão eficientes quanto LIMITES físicos (cercas, portas, muros).

Enumeração ou sequenciação - A quinta operação mental

Dentro de nosso esforço para expandir os conhecimentos que se tem sobre as operações mentais, para melhor estabelecer os sistemas de informação a serem geridos, identificamos uma quinta operação mental dentro da ciência cognitiva, fundamental para o próprio conhecimento.

A contagem

O exemplo mais óbvio e fundamental de enumeração é o da CONTAGEM. Acostumamos nossas pequenas crianças a fazer a contar de 1 a 10 bem cedo. Isto é quase instintivo quando se está brincando ou mostrando vários objetos, quando se faz um álbum de figurinhas, quando se conta grãos de feijão e moedas.

É muito fácil introduzir a contagem no cotidiano de brincadeiras da criança. A brincadeira com dominós e os jogos de dados vão automaticamente empurrar as crianças para isto que é quase um instinto: CONTAR objetos.

A sequenciação

A sequenciação é uma face da contagem que dá a noção de ordem e de lugar em um contexto. Logo que começam os jogos e a competição entre colegas na escolinha, a criança vai se importar em dizer que foi a primeira, ou segunda, ou terceira. Isto lhe dá a noção de ordem que vai ser extremamente útil no planejamento de tarefas e naquilo que é tão importante para a nossa vida: o TEMPO.

O tempo

Ora, na Gestão do Conhecimento a noção de TEMPO é crucial, pois as informações que compõem o conhecimento só tem sentido se identificarmos em que tempo ou sequência foram adquiridas. E como a maior parte das informações está sob a forma de documentos, o tempo vai ser observado nas datas destes documentos, quando entram e quando vão marcando as etapas do processo de sua Gestão.

Portanto, tempos a enumeração como a quinta operação mental, que insere instintivamente o TEMPO em nosso raciocínio de vida.

Substituição - A quarta operação mental

Em nosso histórico de posts encontra-se o item "Análise, síntese e comparação", aquilo que se acreditava compor o conjunto básico de operações mentais.

Após 8 anos de estudo de neurosciências, cérebro, conhecimento e redes neurais, nosso grupo de trabalho identificou a quarta operação, aliás muito utilizada na matemática: a SUBSTITUIÇÃO.

Psicologicamente (apesar de ser mais compatível com o blog do Cérebro), esta operação está relacionada à própria relação entre os SÍMBOLOS e as COISAS SIMBOLIZADAS, as IDÉIAS e, por decorrência, de nossas EMOÇÕES impressas no cenário onde foram armazenadas.

Um exemplo bem simples: o professor, sob certas circunstâncias, SUBSTITUI o pai. O estudo dos desvios de personalidade e dos distúrbios psicológicos e psiquícos envolve analisar quais SUBSTITUIÇÕES foram erroneamente estabelecidas na cabeça do paciente.

Na matemática

Nas ciências matemáticas, a SUBSTITUIÇÃO se percebe claramente nas equações. Quando escrevemos:

x2 - 2x + 1 = 0

estamos estabelecendo uma equação que nada mais é que o enunciado de uma família de substituições possíveis para uma determinada lei.

Tomando-se apenas as três operações análise, síntese e comparação, a matemática não fica totalmente formalizada através das neurosciências.

Portanto, modifique a sua crença das três operações fundamentais do nosso raciocínio.

Banco de dados Access no Gerenciamento de Informações

Para gerir o conhecimento, é preciso ter bons Sistemas de Gerência da Informação.

As informações bem armazenadas compõem o Conhecimento candidato a uma Gestão eficaz.

E armazenamento de informações é tarefa para bancos de dados. E banco de dados prático, simples e popular é o MSAccess, que consta do pacote Office Pro (o standard não possui o Access). Os demais bancos precisam de interfaces independentes em outros programas executáveis ou via Web. O MSAccess possui todas as ferramentas tanto para criação das tabelas quanto para alimentar, manter e fazer pesquisas sobre o banco.

No entanto, o MSAccess não é de graça. Mas o custo também não é elevado em relação aos bancos de dados gratuitos. Como pode ser isto ? Tomemos o caso do MySql, gratuito na licença pessoal, ou embutido em um produto licenciado que o utiliza como banco de dados (como é o caso dos gerenciadores de conteúdo para Web). A instalação deve ser feita por um técnico. Logo após, se o usuário desejar criar um banco e suas tabelas, será preciso instalar uma ferramenta como MySQLFront ou PHPMyAdmin e aprender a utilizá-las para começar a trabalhar. No caso do SQLite é o mesmo.

Portanto, para o usuário leigo, é preferível pagar um pequeno valor pelo Office e obter uma produtividade imediata do que não pagar nada pelo software, mas ter que correr atrás de conhecimento para aprender a fazer procedimentos técnicos sobre o banco de dados.

Conclusão

Invista um pouco de dinheiro no MS Office Pro, e comece a utilizar o MSAccess para construir seus sistemas de informação de controle do seu conhecimento.