O email é um texto de caráter eminentemente pessoal, do qual se tenta até hoje fazer de meio empresarial, de comunicação e de registro de decisões gerenciais e de workflow. Tal não se pode nem nunca dará certo. O motivo é simples: o email contém informação desestruturada.
Sob um mesmo caráter e finalidade, várias pessoas comporão emails completamente diferentes. Tal não se dá com os formulários, absolutamente estruturados e objetivos (quando bem feitos). O formulário sempre contém as informações desejadas e de forma a poderem ser comparadas.
Mas justamente nestas formas diversas, os emails podem ditar a estrutura de informação de um determinado contexto de forma a compormos um formulário no futuro. Em outras palavras, sendo desestruturado, se presta à coleta das informações pois, na ausência de regras, os seus redatores se expressam livremente, e não perdemos tipos de informações que seriam esquecidas se submetéssemos os escritores à camisa de força de um formulário.
Após um tempo de troca de emails e da análise acurada de suas informações poderíamos sim compor um formulário bem estruturado e completo. Em outras palavras, estaríamos usando o método experimental linguístico para compor um formulário.
Portanto, não se incomode de ter um período de troca de emails muito "flexíveis" antes de dar estrutura à informação de que você pretende que ele contenha, antes de torná-lo o meio efetivo para agilizar um processo. Lembre-se também de que terá que se desapegar deste meio quando a configuração das informações estiver bem definida.
