Símbolos e Compactação da Informação

Um dos erros dos gestores da Informação é a crença de que ela deve ser armazenada tal como veio. Vamos exemplificar com o caso de um lote de Ofícios. As empresas que se dizem especializadas oferecem o escaneamento e um sistema muito difundido de dez atributos, que poderiam ser (alguns):

• Número do Ofício
• Órgão Solicitante
• Município de Origem
• Solicitante
• Descrição da solicitação

Guarda-se a imagem do documento obtida através do scanner, e estas informações. Um gerenciamento básico, porém inócuo.

Estas informações são comuns a todos os Ofícios, mas os contextos são totalmente diversos. É preciso, caso sejam Ofícios Governamentais, armazenar todo um contexto político, sem o que sua descrição não poderá ser compreendida no futuro.

Mas muitas empresas estão sendo enganadas com sistemas pobres baseados na mistura de imagem de scanner e 10 atributos, e estão pagando milhões a principiantes, pois não se preocupam agora com o contexto.

O contexto pode ser até um mapa mental que descreva motivos e consequências da solicitação. Este mapa vai ser como um símbolo do contexto. Mas também pode-se dar uma série de tipos aos ofícios (mais de um por ofício) que resumirá o contexto do mesmo.