As empresas compram, exigem as notas e depois as arquivam em algum armário ou em caixas, onde serão feitas comida de traça. Algumas empresas até escaneiam as notas, mas armazenam em arquivos com estrutura:
- Número
- Imagem
Alguns "sábios" ainda colocam fornecedor e tipo de material, mas isto é raríssimo, e ficam satisfeitos com o estúpido processo de dupla digitação. Mesmo assim, os arquivos ficam repletos de erros. No final das contas, a pesquisa, que é o produto almejado, acaba dando em nada, e todo o dinheiro é perdido.
A verdade
Notas de compra não são simplesmente documentos contábeis. Elas são o resultado, em compras, em espécie concreta, de Planejamento e também o início de algum novo Projeto.
Vamos a um item bem simples e prosaico: a mesa de escritório. A mesa será utilizada por um funcionário, que precisa estar bem acomodado (razões ergonômicas), que vai manter documentação ( intuito legal ) ou vai ajudar em um projeto (Planejamento), e que vai acomodar um computador ( infra-estrutura de informática e gerência de informação ).
Portanto, um simples item precisa cumprir várias funções, e entre elas a de auxiliar na Gerência da Informação. Um empregado, também, mal acomodado, pode sofrer transtornos de má postura, dores de cabeça e outros que vão obrigá-lo a se ausentar da empresa e prejudicar a produtividade e a gestão da informação.
Mas no que isto tudo influi na Nota Fiscal de compra de mesas ? Se esta nota vai ter que ser inserida em um subconjunto de assuntos, ela terá que corresponder a algo dentro de um objetivo maior, ou seja, quando se atribuir a ela palavras chave ou Projeto da qual faz parte, colocaríamos:
- Ergonomia;
- Infra-estrutura de Controle Contábil (se for colocada na área de contabilidade);
- Planejamento (se for pertencer a algum profissional desta área;
E assim por diante.
Imitar simplesmente as outras empresas, comprando móveis simplesmente para se ter a correspondência de um para um entre funcionário e móvel é muita mediocridade. É preciso um motivo, uma finalidade e visão de ganho. Não se compra, por exemplo, uma mesa de escritório para um motorista, pois seu posto de trabalho é um veículo, nem para um operador de máquina, pois seu posto de trabalho é um recinto apropriado para a operação da mesma.
Conclusão
Faça com que suas notas de compra sejam mais do que papéis obrigatórios e sem sentido prático. Torne-as elementos constituintes de projetos, de metas de objetivos. Desta forma, quando perguntarem quanto é o seu gasto em ergonomia ou gestão da informação você terá facilmente a resposta.
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