Organização, Gestão e Administração andam juntas. Você organiza o seu negócio, a sua empresa, a sua instituição, a sua casa, para que a administração da mesma seja a mais fácil possível. E a administração correta, racional mantém esta organização.
Tratar ou estudar cvada uma em separado é romper um binômio que foi feito para ficar junto, como um casal. O casamento é a instituição de mais difícil equilíbrio e manutenção, e é um bom exemplo.
A organização começa pela delimitação de fronteiras. Ela não começa, como acreditávamos até hoje, a partir de definição de objetivos, de metas e de recursos, misturando com conceitos de sistema, etc.
A definição oriunda do dicionário, para admininistração:
gerir, ministrar, conferir
É pobre e não dá nenhuma ideia desta verdadeira expressão de ordem.
Também tem sido dito “ processo integrativo fundamental, buscando a obtenção de resultados específicos”, frase absolutamente inócua, adjetivada e adjuntivada excessivamente, complementada de verbo em gerúndio, fruto das duas últimas décadas de conceitos e definições fracas quando não vazias.
A Administração está, também, sendo muito confundida com a Gestão. A Gestão é exercida continuamente e ocorre em escalões intermediários, podendo ter vários níveis e corresponde ao "gerir, ministrar, conferir". A Administração deve tomar decisões para o futuro, por vezes mudando a organização inteira da empresa, pois tem conotação estratégica. Daí o engano.
A organização começa com um dos verbos mais primitivos das línguas faladas no Oriente Médio por um povo que já praticava a organização em seus assuntos cotidianos, o povo semita (árabes e hebreus): o verbo separar.
Seu conjunto de leis e ordenações religiosas quanto aos seus costumes e rituais já mostravam altíssima carga de organização, pois eles sabiam separar as coisas, colocando-as em seus devidos lugares. Como seu cotidiano e sua sociedade eram praticamente uma teocracia, sacerdotes tratavam da administração e organização do povo. Os mandamentos de Deus estabeleciam o Controle, ou seja, a ação constante para manter a Ordem.
Separar
Mas o que significa separar. Como primitiva, todo mundo sabe. É um dos primeiros verbos aprendidos e não tem nenhuma sofisticação. Mas quando chega o momento em que se está diante de uma enorme profusão de documentos, para exemplificar, e é necessário organizá-los (separá-los), a distância entre o conceito e o processo de separação se torna como a que existe entre a Terra e a Lua.
No caso de documentos, já que este trabalho está sendo direcionado para a Gestão do Conhecimento, teremos que proceder à classificação (definição de tipos) desta grande quantidade de documentos que nos foi apresentada. Em linguagem simples, vamos separar os documentos por tipo. Nem pense em separar por tamanho, pois documentos se distinguem pelo conteúdo. Vestuário, peças de apoio, louças, sim, se separa por tamanho. Substâncias e compostos são separados por sua finalidade, e daí por diante.
E esta classificação por tipos recebeu, utlimamente, o nobre título de Taxonomia, e os tipos passaram a se chamar Categorias.
Taxonomia
Ao se lançar sobre um trabalho difícil de organização de documentos, é preciso conhecer o ramo ao qual estes documentos se referem. Uma corporação pode ter documentos de um ou mais ramos. Podemos então construir uma Árvore Taxonômica para cada ramo, como se cada ramo correspondesse a uma empresa diferente.
Se o Analista de Conhecimento já conhece o ramo, ele facilmente pode fazer esta árvore. Se não o souber, deverá proceder à uma leitura por alto dos documentos para ir reconhecendo o seu conteúdo e determinar o assunto a que se refere.
Vamos supor a seguinte situação: o Analista de Conhecimento encontra Petições, Notas Fiscais, Pagamentos de Custas, Procurações. Ele está trabalhando, então, para uma instituição do ramo do direito. As Notas Fiscais são o subramo da Instituição que é obrigada a lidar com os custos e os lucros do negócio. Como um negócio, que precisa dar lucro, esta Instituição terá em suas caixas de documentos uma grande quantidade de documentos Financeiros e Contábeis, bem como de assuntos relacionados aos seus Recursos Humanos. Não tem como fugir disto.
Categorização
O primeiro ramo que deve ser abordado é o que proporciona o lucro ao negócio. No caso de nossa Instituição do ramo do Direito, este é o eleito. Os demais poderão ser abordados por profissionais subcontratados e que entendam de contabilidade, finanças e recursos humnos. Com o tempo, o próprio Analista de Conhecimento vai dominar a Taxonomia destes ramos já tão consolidados nos negócios.
No caso de uma instituição do ramo do direito, o Analista de Conhecimento terá que, através do exame dos documentos deste ramo, determinar com que tipos de causas a instituição lida. São Inventários (herança), causas Trabalhistas, Acidentes de Trânsito; com que causas a insituição mais lida, e quais podem ser tratadas num único pacote de pequenas e diversas ?
Isto depende do estudo dos documentos.
Palavras chave
As categorias são complementadas por palavras chave que denotam uma especialização mais precisa das categorias. Isto evita procurar por uma palavra que, por falta de sorte, foi escrita com um seu sinônimo em um documento, ou se utilizou um verbo num lugar de um substantivo conhecido, como por exemplo:
“o trabalhador se machucou” ao invés de “o trabalhador foi acidentado” ou “o trabalhador sofreu um acidente”
Pode e vai acontecer esta variação. As expressões e palavras chave vão minimizar o problema.
A gestão posterior
Depois da Organização dos documentos através da Taxonomia e Categorização, deve ser feito um documento a ser aprovado pela gerência (não diga administração) da Instituição. A Instituição precisará ter um Gestor de Conhecimento, e, se não o desejar, deverá contratar um, que pode ser o que procedeu à Organização.
Este Gestor de Conhecimento cuidará para que os documentos, tanto os existentes quanto os novos, fiquem organizados, e deverá manter e evoluir a árvore Taxonômica do ramo do negócio, criando novas categorias, quando necessário.
Digitalização
A digitalização dos documentos não é luxo. E o Sistema Informatizado comprado para lhe servir de complemento também não. Ela é necessária para facilitação da pesquisa, e para consolidar a árvore taxonômica construída ao longo do processo. Se um documento não puder ser achado através de consultas pelo sistema informatizado para armazenar os documentos digitalizados, ou o sistema foi mal feito, ou as categorias definidas estão incompletas ou erradas.
Conclusão
A Gestão de Conhecimento, sob o ponto de vista da Organização e Administração, é um pacote com etapas bem definidas, e com custo de compra de equipamento e contratação de profissionais, para que seja eficaz.
