Apesar deste blog ter a finalidade de fornecer subsídios para analisar informação com vistas à formação de conhecimento e concretizar seu armazenamento com fins de buscas, certos assuntos paralelos são cobrados pela comunidade.
Um deles é a utilização dos scanners e a escolha de qual comprar.
Apesar de muitas empresas ainda não saberem como fazer a sua taxonomia, e nem ter tempo para isto, elas já perceberam que manter o papel como fonte de pesquisa é uma tarefa de gigantes. Legalmente, você precisa dos papéis com a sua forma original, assinaturas, autenticações e outras provas legais. Mas manuseá-los "a dedo" para procurar evidências para o trabalho com o conhecimento é absolutamente anacrônico.
Então se faz necessário adquirir um ou mais equipamentos capazes de escanear. Por que não dissemos scanner simplesmente ? Porque existem as impressoras multifuncionais.
As impressoras multifuncionais
Estes equipamentos, quando muito baratos (cerca de R$ 300), são adequados SOMENTE PARA USO CASEIRO. As multifuncionais profissionais (até R$ 14.000) são adequadas para um escritório e suportam muitas cópias. No entanto, não suportam várias áreas de uma empresa com mais de 20 empregados, pois se tratam de equipamentos que levam muito plástico em sua estrutura e dispositivos. Economia demais pode levar o seu investimento para o buraco. Portanto, a cada 20 empregados envolvidos em armazenamento massivo de documentos (não conte empregados contratados, e sim os envolvidos em armazenamento de documentos) compre um equipamento bom (entre R$ 800 e R$ 2400).
O custo dos cartuchos também entra na composição final do preço. Os usuários destes equipamentos, que forem utilizá-los como impressoras, terão que ser treinados no programa específico da impressora, e serem capazes de configurá-la para o modo rascunho quando o documento não for sair dos terrenos da empresa. Pessoas impacientes não servem para o manuseio e operação de equipamentos caros. Até os usuários de tornos mecânicos atualmente são escolhidos com critério e instruídos sobre a atenção aos detalhes. Não jogue seu dinheiro fora achando que qualquer um é capaz de ordenar uma impressão através de um equipamento deste.
Scanners de massa
Os scanners de massa são mais robustos, e tem uma velocidade de cópia superior aos scanners de mesa, sem a demorada etapa de aquecimento dos dispositivos de iluminação do papel. Seu custo está entre R$ 8.000 e R$ 14.000. São rápidos e possuem teclado ou soft-touch além de um programa com vários direcionamentos para a cópia, possibilitando inclusive o envio imediato do documento escaneado por email.
Estes equipamentos se conectam diretamente às redes de computadores, como se fossem estações de trabalho. Escolha o tipo que tem o teclado, pois a tela, após muito uso, fica muito suja, e cada vez menos sensível ao toque.
Depois explicaremos aqui o melhor método para utilizar este equipamento.
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