Os atributos que vêm primeiro à mente são:
- Número de referência (Número do protocolo)
- Data do documento
- Assunto
- Remetente (quem enviou o documento)
Isto tudo é muito interessante, mas vale como informação apenas para responder à uma cobrança por parte de quem enviou o documento. Se o remetente for uma empresa que possui certa rotatividade dos seus Relações Públicas ou equivalentes em cargos de comunicação com órgãos externos, meses depois é possível que ninguém ache o documento pelo assunto, e tenha que emitir um relatório de todos os documentos que vieram daquele remetente. Pode dar resultado, mas é um método ridículo para o século XXI.
E não se surpreenda, pois muitas corporações com altos faturamentos trabalham assim, desta forma a que não vamos evitar de chamar de amadora.
Aplicando o princípio da causalidade
Ora, algo gerou este documento. Vamos supor que ele seja um ofício do PROCON (Proteção ao consumidor). A causa, contida em sua descrição, pode ter sido:
- Mau atendimento;
- Cobrança indevida;
- Entrega não realizada;
- Produto que não corresponde ao especificado no anúncio.
Esta tipificação de ofícios deve ser registrada nas normas de procedimentos desta corporação fictícia de que estamos tratando. O tipo de documento é documento oficial. A causa ou subtipo de documento, que atende ao princípio de causalidade (por que o documento foi enviado) pode ser uma das enumeradas anteriormente.
Assim começa a gestão de conhecimento. Todo documento que chega tem uma causa. Ele não chegou atoa. Pode ser esperado ou não.
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