Como gerir o conhecimento de emails - II

Então vamos direto à prática. O aplicativo para cadastramento das informações do Email deve ter os seguintes campos básicos:

1. Data da chegada do email
2. Tipo do email (Informação, demanda)
3. Email do informante/solicitante
4. Órgão informante/solicitante
5. Subtipo do email

Como definir os subtipos ?

Os subtipos dependem da organização, mas vamos exemplificar com o caso de uma simples loja que vende artigos de R$ 1,99:

Subtipo Informação

Catálogo (o email contém anexo um catálogo), comunicado (de atraso de entrega, de confirmação de entrega, de cancelamento de entrega, de falência, de divisão de empresa, etc), reclamações em geral, currículos de pretendentes a cargos..

Subtipo Demanda

Pedidos de cotação de preço, providenciamento de documentos legais, de comparecimento à vara de trabalho.

Complementando a informação

Estes campos somente não se prestam a uma gestão de conhecimento. Em se tratando do tipo demanda, devem ser acrescentados:

1. Responsável
2. Data Limite para atendimento
3. Data da conclusão
4. Prioridade

E para uma indexação, procura e derivação de idéias, deve ser acrescido o campo:

1. Palavras chave

E este campo invoca uma "expertise" do assunto tratado, árvore de conhecimentos e rede neural que somente mão de obra especializada e séria (é preciso dizer) pode construir. É preciso conhecer a fundo o negócio da empresa, seus parceiros e termos utilizados para que as informações sejam achadas.