Documento e Processo

Após a definição do Princípio dos Sistemas, podemos eliminar a confusão entre documento e processo. Os GEDs (Gerenciadores Eletrônicos de Documentos) estão centrando demais a sua metodologia em Documentos. Mesmo que a empresa que vai fazer sua Gestão tenha documentos conceituadamente errados, a firma contratada para fazer o GED funcionar não se importa com isto, e dá prosseguimento ao trabalho, pois o seu objetivo como firma, geralmente, é o lucro.
Documentos devem ter:

Definição precisa de natureza e objetivo

Dentro das melhores práticas de escrita, o documento deve ser quase um formulário, respeitadas as normas de enquadramento (natureza) em: cartas, memorandos, pedidos, notas fiscais, etc. Se em sua origem o documento não atende à caracteristica de um formulário, ele deve ter anexo um formulário, colocado à disposição de toda a corporação para preenchimento das características básicas para registro, como: Data de concepção, data de validade (para ser eliminado ou revisto em determinado tempo), responsável pela concepção, revisores, tipo, subtipo.

Um documento tem que ter um objetivo, senão guardá-lo se transforma apenas em custo de armazenamento e custo de pesquisa (pois vai atrasar a pesquisa dos documentos que realmente importam). Se o objetivo não for claro, mas o assunto for correlato à atividade da empresa, seu objetivo é compor um rol de informações que podem ser úteis no futuro.

Rede Neural

Colocar as palavras chave de um documento é uma forma de estabelecer a rede neural de forma primária. Mas existem firmas que nem isto fazem, pois ninguém tem paciência ou está realmente preparado para fazer tal inclusão no universo de termos da empresa à qual o documento vai pertencer.

Ordem de importância

Dentro de tipo e subtipo, obtidos na definição de natureza e objetivo, deve ser dada uma ordem de importância ao documento. Se a empresa é uma indústria, e chega um catálogo de um equipamento importantíssimo, vital para a produção, este documento tem alta importância. Se o documento é apenas uma tabela de preço de um insumo básico, para o qual existem vários fornecedores, a importância é bem menor, apesar de se trata de um insumo básico, pois para ele existem vários fornecedores.

Fonte

Um documento sem fonte é como um "spam de email", algo que não tem credibilidade, com probabilidade de ser falso, corrompido. A origem de um documento também determina a sua importância. Um documento oriundo de uma universidade é mais importante que aquele originado de uma fonte comercial, pois a universidade centra seus objetivos na pesquisa e a fonte comercial objetiva lucro.

Documentos Relacionados

Este tipo de informação é muito comum no direito, onde um artigo cita o outro, um código cita constituição ou outro código e assim vai. Este relacionamento também estabelece uma rede, porém difere da rede neural citada anteriormente pelo fato de ser uma rede de documentos e não uma rede de termos.