Emails podem conter (1) simples informações (convites, alertas, propagandas, relatórios) ou (2) pedido de informação, produtos, demandas.
Desta forma, tendo naturezas e escopos diferentes, eles devem ser classificados segundo a taxonomia (hierarquia de termos da organização) e colocados em um banco de dados. Aí está o ponto, e aqui reside a dificuldade.
Nas empresas, os emails são recebidos e, na melhor das hipóteses, é feita uma triagem automática através das regras de mensagens disponíveis nos programas clientes de email, como Microsoft Outlook, Thunderbird, Eudora e Pegasus. No entanto, a classificação em pastas de clientes de email não se aproxima nem de longe de uma Gestão de Conhecimento razoável. Os dados ficam na máquina cliente. Se for usado um servidor, melhora um pouco (como Microsoft Exchange), mas as buscas não são eficientes, e nem os conteúdos são corretamente organizados. Um dia o servidor estará cheio de informações em pastas e mais pastas, acrescido do letal uso das pastas "Diversos" e "Outros" tão comum em diretórios das máquinas dos leigos.
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