Idéia Principal de um Texto

No post anterior, postulamos que Palavras são Redes. A superfície pela qual esta rede se estende é uma idéia. Por exemplo, as palavras que se referem a móveis concebidos para sentar formam uma superfície de idéias. E qualquer palavra pode ser a "origem" da rede. Então já se pode perceber que nesta rede não existe idéia principal, pois tudo é ligado.

Nos textos ocorre o mesmo, em virtude de ser composto a partir de idéias (não diremos palavras), Qualquer parte do texto, dependendo do que estamos procurando no momento, pode ser a ideia principal. Por exemplo, se o texto fala de alguém conduzindo um veículo, ele serve como fonte de pesquisa tanto para quem está pesquisando veículos como para quem está pesquisando condutores de veículos. Pelo fato de falar de alguém na condução, já fala de pessoas e de seu comportamento.

Veículos também está relacionado a trânsito, a multas, ao imposto IPVA, a ruas, avenidas, bairros, municípios, leis, etc. Estes são possíveis nós de uma rede de um texto como o exemplificado.

Portanto, quando professores nos pediam para tirar a idéia principal do texto, e fracassávamos diante da explicação dele que "vocês não conseguiram entender a idéia do texto", não era culpa nossa, e sim de uma geração que via equivocadamente a natureza dos textos frente à abordagem da informação e gestão da mesma. Eles não pensavam em rede. Isto acrescido de uma vaidade, pois em sua leitura, eles determinavam para si e para o mundo qual era a idéia principal, e os alunos deveriam adivinhá-la.

Hipóteses

Você pode supor uma ideia de referência, ou mais de uma, para iniciar o processo de busca da ideia central. E sugerimos, quase ordenamos, que você faça um diagrama para ajudá-lo. Veremos isto nos exemplos deste assunto nos próximos posts do Blog.

Referência:

Textos jornalísticos: a ideia central é o fato;
Textos científicos: a ideia central é aquela a que o novo fato quer ressaltar;
Textos descritivos: a ideia central é a entidade que está sendo descrita;
Textos de romance: as ideias estão relacionadas ao título de cada capítulo.

Palavras (Words) são redes (networks)

Pelas épocas que passamos, nenhuma se prestou mais como contexto como esta em que estamos agora. Estamos na era da Internet, das redes de informação, das redes sociais. No trabalho "Human Language and our Reptilian Brain", após mapeamentos por fMRI e muitas experiências, chegou-se a esta conclusão:

Palavras são redes

Através dos mapeamentos, constatou-se que até o fato de ouvir a palavra "ferramenta" provoca a ativação do centro motor da mão. Isto é fácil de explicar. Para quem já alcançou um grau de maturidade, através das experiências comuns da vida, o cérebro foi conectando as informações afins de cada idéia.

Um exemplo: cores

Como todas as pessoas cuja visão esteve ativa por um período da vida experimentaram a sensação de cor, vamos usá-la como exemplo. Ao sermos sensibilizados auditivamente pela palavra "verde", imediatamente nosso cérebro acessa o centro de conceito (ou rede neural) das cores. Mas, em particular, a cor verde acessa entidades relacionadas à cor verde, como vegetais, quadros de aviso com feltro verde, etc.

Expandindo os reflexos deste conceito, de acordo com a vida de cada um, a pessoa pode lembrar de uma calça verde que vestiu em determinada ocasião, ou o vestido verde da mãe, de uma namorada ou de uma professora, em uma rede de significandos ilimitada.

Relações binárias e relações ternárias

Falamos sobre documentos e processos, princípios funcionais mais básicos da Gestão do Conhecimento. Depois demos um exemplo prático com a gestão do conhecimento contido em emails, meio de transporte da informação mais utilizado no momento em que a Internet está atravessando agora. Neste exemplo (posts anteriores) introduzimos pares de palavras-chave, doravante denominadas Relações Binárias de Idéias (RBI).

Agora vamos introduzir as Relações Ternárias de Idéias (RTI), que realmente expressam uma Idéia, como se fosse uma sinapse de um sistema nervoso.  Em post anterior falamos da Relação Binária combustível/preço. Estendendo esta relação poderíamos ter combustível/preço/distância, combustível/preço/município, combustível/preço/situação política. Este tipo de relação é mais completa do que a simples busca de palavras-chave, que fornecem uma gama muito grande de resultados, com relações diversas. As relações ternárias vão mais diretamente ao assunto.

Nos textos

Vamos supor que estamos trabalhando na classificação de textos de economia. A maior parte deles trata de preços. Tudo tem preço. Então vamos querer saber a espécie, o objeto, a entidade sobre o qual se está discutindo o preço. Temos a RBI. Mas ainda assim, o preço de alguma coisa é discutido sob determinado aspecto. O preço da batata varia conforme a estação do ano, o lugar onde é produzida, e tantos outros parâmetros, como o tamanho, a textura, o sabor.

Veja o post Entidades, Classificações e Relações na Gestão do Conhecimento

Portanto, devemos cadastrar para uma informação textual ou visual, as RTIs que ela preenche ou satisfaz. Isto vai muito além das simples palavras-chave.

Como gerir o conhecimento de emails - III

Pares de palavras-chave

Uma metodologia que está se tornando muito comum é o estabelecimento de palavras-chave (tags) para um determinado artigo, item, processo. Esta técnica é boa para estabelecer os cognatos (palavras derivadas) quando uma palavra da qual estamos vendo claramente que está associada à determinada informação deveria estar presente, mas não foi colocada na redação do texto desta informação.

Um exemplo é uma citação sobre índices de preços e infelizmente a palavra preço não aparece no texto.

Mas uma palavra não estabelece relação. A relação começa a existir quando temos pelo menos duas palavras-chave. Vamos supor que o nosso exemplo trata do preço de combustíveis. Então o par seria preço,combustível. Mas pode ser que o combustível seja a gasolina e esta palavra não esteja no texto, mas vemos que o combustível está associado aos carros de passeio. Então podemos acrescentar o par preço, gasolina e também o par combustível, gasolina.

Gestão de conhecimento, árvores semânticas e cognição são assuntos que devem ser tratados com seriedade, por profissionais que conheçam línguas primitivas, filologia, sistemas e lógica de uma forma integrada. Gestão de conhecimento não se faz com simples armazenamento de informações em bancos de dados de uma forma que parece razoável, mas que não provoca o real aproveitamento da informação para geração de produtos de informação.

Transformando a Gestão em Produção de Informação

Pergunta provocativa

Como uma informação de aumento de capital de um concorrente pode ser transformada quando chega no protocolo da minha empresa que pertence ao ramo industrial ?

Esta informação é como uma "chave", como uma "válvula de borboleta", que girada para um lado ou para o outro vai alterar, ao final de sua análise, fluxos do nosso planejamento físico-financeiro.

Em primeiro lugar, nossa empresa tem estudos neste campo ? Se não tiver, temos que procurar uma outra empresa, do mesmo ramo, em região parecida com a nossa, que possua um estudo deste tipo.

Pela lógica, se o concorrente fez tal coisa, pode ser:

1. Que seu capital estivesse desatualizado. Portanto, temos que fazer uma comparação proporcional entre o capital dele, o nosso, e o dos concorrentes, sempre de forma proporcional;
2. Que ele ganhou novos acionistas;
3. Que ele pretende fazer uma investida no mercado (seja ela eficiente ou inócua);
4. Que nos interesse até uma aliança com este concorrente tão poderoso (se o valor for alto), para evitar que nos destrua, e para participarmos de um provável ganho;

Toda informação de mercado que envolva valores deve ser transformar em demanda para as empresas. Se até as empresas jornalísticas deverão agir de alguma forma, mesmo não pertencendo ao ramo industrial, imagine a nossa, que pertence ao ramo do contexto !

Marcos e Processos

Durante a observação de um sistema em seus constituintes (morfologia) e seus comportamentos (fisiologia), confundimos aquilo que é processo com as marcas (pontos de referência da sequência de seus passos ou de um ciclo repetitivo).

Vamos explicar de outra forma. Um processo pode ser uma sequência com início e fim (marcas, marcações, "milestones") ou um ciclo (repetição). Os que estão no tipo ciclo também tem marcas. Seja o metaprocesso de marcação de horas pelo relógio. A marca é o 12 (meio-dia, meia-noite). O ciclo perfaz 24 horas, ou seja, duas voltas.

A grande confusão do ser humano nas análises é distinguir a diferença entre o abstrato de início e fim (meras noções temporais) do material que é o processo com suas combinações de componentes (tantas sequências e tantos ciclos).

Sequências de ciclos

Um processo pode ser uma sequência de ciclos. Exemplo: o engarrafamento de refrigerante é uma sequência, onde podem existir 2 ciclos de lavagem da garrafa, 2 ciclos de pintura, 2 ciclos de enchimento (líquido e o gás refrigerante).

Ciclo de sequências

É o caso das linhas de montagem de automóveis. Este somente é realmente um ciclo pelo fato de que se forem achados defeitos, vedação, pintura, estofamento, o veículo é devolvido à linha de montagem. Alguns processos quimico-industriais também o são, pois frações de produto mais ou menos concentrados entram novamente no processo, para aumentar o aproveitamento. Vapores quentes também são aproveitados para aquecimento nos pontos corretos do processo onde ele é necessário, para economizar energia térmica.

Um exemplo com documentos

A chegada de um documento não é parte do processo. Sua admissão no processo, sim, é parte dele, ou seja, seu início. A chegada é um marco. Datar o documento, classificá-lo, designar seu responsável, determinar sua prioridade são subprocessos (partes) do processo. Encerrar a demanda (concluir)  que o documento provocou é um marco.

Os profissionais que vem tratando a gestão de documentos não tem esta noção, e seus sistemas demonstram a confusão que fazem com estes conceitos.

Documento e Processo

Após a definição do Princípio dos Sistemas, podemos eliminar a confusão entre documento e processo. Os GEDs (Gerenciadores Eletrônicos de Documentos) estão centrando demais a sua metodologia em Documentos. Mesmo que a empresa que vai fazer sua Gestão tenha documentos conceituadamente errados, a firma contratada para fazer o GED funcionar não se importa com isto, e dá prosseguimento ao trabalho, pois o seu objetivo como firma, geralmente, é o lucro.
Documentos devem ter:

Definição precisa de natureza e objetivo

Dentro das melhores práticas de escrita, o documento deve ser quase um formulário, respeitadas as normas de enquadramento (natureza) em: cartas, memorandos, pedidos, notas fiscais, etc. Se em sua origem o documento não atende à caracteristica de um formulário, ele deve ter anexo um formulário, colocado à disposição de toda a corporação para preenchimento das características básicas para registro, como: Data de concepção, data de validade (para ser eliminado ou revisto em determinado tempo), responsável pela concepção, revisores, tipo, subtipo.

Um documento tem que ter um objetivo, senão guardá-lo se transforma apenas em custo de armazenamento e custo de pesquisa (pois vai atrasar a pesquisa dos documentos que realmente importam). Se o objetivo não for claro, mas o assunto for correlato à atividade da empresa, seu objetivo é compor um rol de informações que podem ser úteis no futuro.

Rede Neural

Colocar as palavras chave de um documento é uma forma de estabelecer a rede neural de forma primária. Mas existem firmas que nem isto fazem, pois ninguém tem paciência ou está realmente preparado para fazer tal inclusão no universo de termos da empresa à qual o documento vai pertencer.

Ordem de importância

Dentro de tipo e subtipo, obtidos na definição de natureza e objetivo, deve ser dada uma ordem de importância ao documento. Se a empresa é uma indústria, e chega um catálogo de um equipamento importantíssimo, vital para a produção, este documento tem alta importância. Se o documento é apenas uma tabela de preço de um insumo básico, para o qual existem vários fornecedores, a importância é bem menor, apesar de se trata de um insumo básico, pois para ele existem vários fornecedores.

Fonte

Um documento sem fonte é como um "spam de email", algo que não tem credibilidade, com probabilidade de ser falso, corrompido. A origem de um documento também determina a sua importância. Um documento oriundo de uma universidade é mais importante que aquele originado de uma fonte comercial, pois a universidade centra seus objetivos na pesquisa e a fonte comercial objetiva lucro.

Documentos Relacionados

Este tipo de informação é muito comum no direito, onde um artigo cita o outro, um código cita constituição ou outro código e assim vai. Este relacionamento também estabelece uma rede, porém difere da rede neural citada anteriormente pelo fato de ser uma rede de documentos e não uma rede de termos.

Como se define um sistema VII - Princípio Fundamental

Após um estudo demorado dos sistemas (o início teórico foi 2003 e a concretização por este blog foi em 2007), conseguimos chegar ao princípio dos sistemas, de cujo entendimento chega-se a uma Gestão de Conhecimento embasada.

O princípio dos sistemas é estabelecer SEPARAÇÕES e depois definir regras de ENTRADA e SAÍDA do mesmo.

Quais são as regras de ENTRADA ?

A entrada em um sistema pode ser através dos processos de admissão, colocação, compra, matrícula, instalação, inscrição ou adesão.

Início não é um processo de entrada, e sim um conceito temporal de entrada.

Quais são as regras de SAÍDA ?

A saída de um sistema pode ser através do dos processos de demissão, retirada, desinstalação, pedido de desligamento ou venda.

Conclusão não é um processo de saída, e sim um conceito temporal de saída.

O que não se pode definir por processo é apenas conceito.

Analisando (separando) os conjuntos

Falamos em pessoas na postagem anterior, mas melhor seria dizer "pessoas que compram roupas". Mas, como nosso comércio pode atender um público específico, como o de roupas femininas para praia, melhor ainda seria dizer "pessoas do sexo feminino que compram roupas de praia". Não importa se elas vão ou não à praia se elas compram as roupas. Nosso comércio vende roupas incondicionalmente. Entramos então no terreno da psicologia. A mulher pode entrar na loja só para ver (satisfazer ao impulso natural de ver como as coisas são ou simplesmente ver coisas bonitas). Um bom vendedor pode convencê-la a comprar uma saída de praia mesmo para apenas ficar confortável em casa num dia de calor, ou usar esta roupa para ir ao clube

No tópico da sazonabilidade, vamos nos preocupar em negociar com os fornecedores, durante a primavera, as roupas de verão. Portanto, vamos dirigir uma parte do faturamento para a compra do lote da próxima estação. Desta forma, nosso faturamento também pode ter flutuações sazonais, tão bem como a contratação de pessoal temporário.

Para fazer as coisas com uma qualidade e eficiência compatíveis, podemos contratar um psicólogo (e os economistas atendem a este terreno em suas análises), e uma assessoria para analisar os mercados de roupas (tanto fornecedores quanto consumidores) de forma a fazer as compras nas horas certas (sazonabilidade) e nos lugares certos.

Construindo o Atlas semântico

O conjunto de termos do negócio de uma empresa estabelece o que é chamado de Atlas semântico. É uma rede gráfica com termos e seus derivados racionais ou funcionais.

Vamos a um exemplo:

Uma loja vende roupas. A idéia central seria roupas ? Não. Uma loja é um comércio, portanto o tema central é a venda. Mas a roupa, como aspecto secundário, e sendo aplicada a pessoas, pode provocar a inclusão de termos até da psicologia, pois envolve gosto, funcionalidade, etc.

No caso do gosto entra, por exemplo, a cor. Mas a cor, em termos comerciais, envolve custo. A cor preferida pela maior parte dos clientes pode ser aquela cuja tinta ou corante é o de maior custo.

Todos estes termos ou parâmetros entram no Atlas Semântico deste estabelecimento comercial em particular. Existe também a sazonalidade (primavera, verão, outono e inverno), pois ora se vende calções e biquinis, e ora se vende casacos, capas e galochas.

Um profissional amador poderia responder, quando perguntado que termos utiliza, com uma lista de tipos de roupas, ignorando questões de tempo, custo, tipo de clientela, e principalmente que o seu objetivo é o lucro balanceado com o bom atendimento.

Deste texto retiramos já uma série de termos para o comerciante de roupas. E o gestor do conhecimento tem que saber isto antes de encher um banco de dados com informações inúteis, sem ligações funcionais.

Como gerir o conhecimento de emails - II

Então vamos direto à prática. O aplicativo para cadastramento das informações do Email deve ter os seguintes campos básicos:

1. Data da chegada do email
2. Tipo do email (Informação, demanda)
3. Email do informante/solicitante
4. Órgão informante/solicitante
5. Subtipo do email

Como definir os subtipos ?

Os subtipos dependem da organização, mas vamos exemplificar com o caso de uma simples loja que vende artigos de R$ 1,99:

Subtipo Informação

Catálogo (o email contém anexo um catálogo), comunicado (de atraso de entrega, de confirmação de entrega, de cancelamento de entrega, de falência, de divisão de empresa, etc), reclamações em geral, currículos de pretendentes a cargos..

Subtipo Demanda

Pedidos de cotação de preço, providenciamento de documentos legais, de comparecimento à vara de trabalho.

Complementando a informação

Estes campos somente não se prestam a uma gestão de conhecimento. Em se tratando do tipo demanda, devem ser acrescentados:

1. Responsável
2. Data Limite para atendimento
3. Data da conclusão
4. Prioridade

E para uma indexação, procura e derivação de idéias, deve ser acrescido o campo:

1. Palavras chave

E este campo invoca uma "expertise" do assunto tratado, árvore de conhecimentos e rede neural que somente mão de obra especializada e séria (é preciso dizer) pode construir. É preciso conhecer a fundo o negócio da empresa, seus parceiros e termos utilizados para que as informações sejam achadas.

Como gerir o conhecimento de emails - I

Emails podem conter (1) simples informações (convites, alertas, propagandas, relatórios) ou (2) pedido de informação, produtos, demandas.
Desta forma, tendo naturezas e escopos diferentes, eles devem ser classificados segundo a taxonomia (hierarquia de termos da organização) e colocados em um banco de dados. Aí está o ponto, e aqui reside a dificuldade.
Nas empresas, os emails são recebidos e, na melhor das hipóteses, é feita uma triagem automática através das regras de mensagens disponíveis nos programas clientes de email, como Microsoft Outlook, Thunderbird, Eudora e Pegasus. No entanto, a classificação em pastas de clientes de email não se aproxima nem de longe de uma Gestão de Conhecimento razoável. Os dados ficam na máquina cliente. Se for usado um servidor, melhora um pouco (como Microsoft Exchange), mas as buscas não são eficientes, e nem os conteúdos são corretamente organizados. Um dia o servidor estará cheio de informações em pastas e mais pastas, acrescido do letal uso das pastas "Diversos" e "Outros" tão comum em diretórios das máquinas dos leigos.