Banco de dados Access no Gerenciamento de Informações

Para gerir o conhecimento, é preciso ter bons Sistemas de Gerência da Informação.

As informações bem armazenadas compõem o Conhecimento candidato a uma Gestão eficaz.

E armazenamento de informações é tarefa para bancos de dados. E banco de dados prático, simples e popular é o MSAccess, que consta do pacote Office Pro (o standard não possui o Access). Os demais bancos precisam de interfaces independentes em outros programas executáveis ou via Web. O MSAccess possui todas as ferramentas tanto para criação das tabelas quanto para alimentar, manter e fazer pesquisas sobre o banco.

No entanto, o MSAccess não é de graça. Mas o custo também não é elevado em relação aos bancos de dados gratuitos. Como pode ser isto ? Tomemos o caso do MySql, gratuito na licença pessoal, ou embutido em um produto licenciado que o utiliza como banco de dados (como é o caso dos gerenciadores de conteúdo para Web). A instalação deve ser feita por um técnico. Logo após, se o usuário desejar criar um banco e suas tabelas, será preciso instalar uma ferramenta como MySQLFront ou PHPMyAdmin e aprender a utilizá-las para começar a trabalhar. No caso do SQLite é o mesmo.

Portanto, para o usuário leigo, é preferível pagar um pequeno valor pelo Office e obter uma produtividade imediata do que não pagar nada pelo software, mas ter que correr atrás de conhecimento para aprender a fazer procedimentos técnicos sobre o banco de dados.

Conclusão

Invista um pouco de dinheiro no MS Office Pro, e comece a utilizar o MSAccess para construir seus sistemas de informação de controle do seu conhecimento.

Teoria básica de sistemas

Um SISTEMA é um lugar no TEMPO/ESPAÇO sujeito a um conjunto de REGRAS ou LEIS.

Esta é a melhor definição teórica de Sistema, pois abrange sistemas legais, físicos, humanos e geográficos.

Vamos ver se a definição é reflexiva. É verdade que se observarmos um locus (lugar no tempo ou espaço) e certas regras ou leis puderem ser observadas estaremos diante de um SISTEMA ? Sim. É o caso de um sistema solar (nome bem coerente), um sistema escolar, uma empresa, um veículo, e por aí afora.

O que são as Regras e as Leis

As regras e leis nos dão a sensação de que estamos LIMITADOS. Os psicólogos dizem que é preciso impor LIMITES às crianças. As duas afirmações são absolutamente evidenciadoras da propriedade que as regras e as leis tem de estabelecer uma "parede" quase visível sobre o ser humano. Somos seres metafóricos.

Quando não conseguimos detectar regras ou leis para um contexto (ainda não chamamos de sistema pois não conseguimos perceber suas regras ou leis) chamamos a este contexto de CAOS. Por raciocínio inverso, CAOS é um contexto para o qual ainda não conseguimos enunciar regras ou leis.

As Leis como fronteiras ou limites

Uma das dificuldades da definição teórica de Sistemas apresentada logo no início deste artigo é a de ser absorvida pelos cientistas que lidam com os ramos do conhecimento mais relacionados às ciências físicas, matemáticas e biológicas. Para estes ramos, um Sistema possui fronteiras visíveis. Mas não é preciso "gastar muitos caracteres"  para aceitar que as Regras e as Leis limitam os desejos e ações humanas.

Por exemplo, o artigo 5º da Constituição Federal em seu item XI reza que "a casa é asilo inviolável do indivíduo ...". É uma regra que define claramente a fronteira de refúgio do indivíduo na sociedade: a sua casa. Ora, se esta regra estabelece um limite, ela é um limite. Para alguns é difícil entender como é que uma "simples frase" pode estabelecer uma fronteira. Mas falando que ela existe, a regra acaba por ser, ela mesma uma fronteira de um Sistema.

Outro exemplo é o artigo 7º em seu item XIII, que reza sobre a duração da jornada de trabalho não deve exceder 8 horas. Ao estabelecer um intervalo de tempo para a jornada de trabalho, é como se estabelecesse um "cercado" com uma "área" de oito horas, ou seja, uma quantidade de horas LIMITADA. E um limite é uma fronteira. Um limite, mesmo que abstrato, é uma fronteira no contexto concreto.

Como encarar o direito como um limite

O direito do indivíduo é como o número de passos que ele pode andar para frente, para trás, para a direita e para a esquerda, um por vez, ou todos por uma vez.

Quando o artigo 9º da Constituição diz que "é assegurado o direito de greve", os parágrafos 1º e 2º estabelecem LIMITES quanto aos serviços essenciais e os abusos que não são tolerados. Todo direito tem seus LIMITES.

Contratos como Sistemas

É fácil ver que os contratos são sistemas, pois tem uma série de regras. Quais são os limites palpáveis de um contrato. Um deles é o valor. Em um contrato de prestação de serviços, por exemplo, o prestador recebe "no máximo" o valor estipulado e escrito no contrato. Nada mais. Esse é então um dos Limites do Contrato.

Até o tráfico de drogas tem Regras

O tráfico de drogas tem um limite. Os traficantes não invadem o contexto social-local dos clientes. Eles esperam que os clientes venham até eles. E uma regra clara do tráfico é: COMPROU, PAGOU. Não PAGOU, MORRE. São regras que ofendem nosso sistema Constitucional, cujo Código Civil estabelece regras humanas para pagamento. Não existe prisão nem morte por dívida.

Analise mais as leis de nosso país, para aprender mais sobre Regras e Limites. As pessoas não procuram o conhecimento das Leis, daí tantos erros por ignorância acontecerem.

Coletando conhecimento pelos Alertas do Google

Os alertas do Google são muito úteis e recomendamos o seu uso para coletar conhecimento (uma das etapas para gerí-lo). No entanto, já fizemos a experiência com um grupo de pessoas, e mesmo utilizando o mesmo grupo de palavras chave, os resultados obtidos pelas pessoas foram diferentes.

Mas vamos lá,  saber como se cadastra um alerta.

Endereço inicial

O link para cadstrar um alerta do Google é:

http://www.google.com.br/alerts

Tela inicial

Parâmetro de pesquisa

Digite o parâmetro de pesquisa.


Tipo de Conteúdo a monitorar

Escolha o tipo mais conveniente. Se desejar dois tipos, faça um alerta para cada um.

Frequência

A frequência mais razoável é "uma vez por dia".

Volume

Se for um assunto muito comum, escolha "Somente melhores resultados", senão escolha "Todos os resultados".

Email

O último campo é o email. Como a melhor alternativa é atrelar os alertas a uma conta Google, aconselhamos o leitor a fazer o mesmo.

Agora é só esperar os alertas chegarem no seu email.

Sistemas e eventos

Neste blog estamos expondo paulatinamente conceitos que vão levar o leitor a uma compreensão sólida de Sistemas, compreensão necessária para se fazer uma excelente Gestão do Conhecimento.

Já abordamos os componentes conceituais dos Sistemas dando alguns exemplos. Falamos do tempo e do espaço e do espaço/tempo em "Como se define um sistema - II", demos um exemplo com um cenário real em "Como se define um sistema - III", mostramos a quase ininteligível relação entre Autoridade, Tempo e Espaço, jamais abordada no tema Sistemas em "Como se define um sistema - IV" e em "Como se define um sistema - V".

Então falamos de processos em "Como se define um sistema - VII - Princípio Fundamental", falando de Entradas e Saídas, saindo de conceitos para a parte prática.

Os Eventos refletem o papel do tempo num Sistema

Não se percebe o andar do TEMPO, pois ele nada mais é que uma abstração. Percebe-se aquilo que ocorre. E registrando as ocorrências, ou eventos, percebemos uma ORDEM (leia Educando a criança - Conceitos de ordem e de tempo).

Nos limites do Sistema, podemos localizar geograficamente os Eventos em sua Fronteira, ou seja, nas linhas que separam o Sistema de suas vizinhanças. A expressão gráfica de tal axioma se dá como mostrado na figura:

Aqui representamos também um subsistema, para mostrar a coerência de herança entre sistemas em cascata. A figura contempla objetivamente sistemas celulares e também se aplica a sistemas de informática. E este é o grande problema da educação convencional das escolas: a falta de associação a símbolos e o não enquadramento dos conteúdos em Sistemas, que vem tornando os alunos "ANALFABETOS SIMBÓLICOS".

Esta representação de Sistema por Eventos é atemporal, mas é sensível aos MOMENTOS em que os eventos ocorrem. Vamos a exemplos práticos. Uma agência de empregos possui 4 guichês. Um somente recebe currículos, outro atende candidatos a empregos no comércio, outro candidatos à indústria e o último candidatos ao setor de serviços. O Evento em cada um ocorre a cada vez que chega uma pessoa diante do atendente do guichê. Os intervalos não são constantes, mas a sucessão (noção de Ordem) de chegadas de pessoas dá a noção de tempo correndo.

Nos programas de computador

A programação atual de computadores é proporcionada por linguagens que, entre outras coisas, é orientada a eventos. O programa fica aguardando vários acontecimentos, como o clique em um botão ou vários, o clique em um link de Internet, o carregamento de uma página Web ou o fechamento de uma página, entre tantos outros.

Scanners na Gestão de Conteúdo para Conhecimento

Apesar deste blog ter a finalidade de fornecer subsídios para analisar informação com vistas à formação de conhecimento e concretizar seu armazenamento com fins de buscas, certos assuntos paralelos são cobrados pela comunidade.

Um deles é a utilização dos scanners e a escolha de qual comprar.

Apesar de muitas empresas ainda não saberem como fazer a sua taxonomia, e nem ter tempo para isto, elas já perceberam que manter o papel como fonte de pesquisa é uma tarefa de gigantes. Legalmente, você precisa dos papéis com a sua forma original, assinaturas, autenticações e outras provas legais. Mas manuseá-los "a dedo" para procurar evidências para o trabalho com o conhecimento é absolutamente anacrônico.

Então se faz necessário adquirir um ou mais equipamentos capazes de escanear. Por que não dissemos scanner simplesmente ? Porque existem as impressoras multifuncionais.

As impressoras multifuncionais

Estes equipamentos, quando muito baratos (cerca de R$ 300), são adequados SOMENTE PARA USO CASEIRO. As multifuncionais profissionais (até R$ 14.000) são adequadas para um escritório e suportam muitas cópias. No entanto, não suportam várias áreas de uma empresa com mais de 20 empregados, pois se tratam de equipamentos que levam muito plástico em sua estrutura e dispositivos. Economia demais pode levar o seu investimento para o buraco. Portanto, a cada 20 empregados envolvidos em armazenamento massivo de documentos (não conte empregados contratados, e sim os envolvidos em armazenamento de documentos) compre um equipamento bom (entre R$ 800 e R$ 2400).

O custo dos cartuchos também entra na composição final do preço. Os usuários destes equipamentos, que forem utilizá-los como impressoras, terão que ser treinados no programa específico da impressora, e serem capazes de configurá-la para o modo rascunho quando o documento não for sair dos terrenos da empresa. Pessoas impacientes não servem para o manuseio e operação de equipamentos caros. Até os usuários de tornos mecânicos atualmente são escolhidos com critério e instruídos sobre a atenção aos detalhes. Não jogue seu dinheiro fora achando que qualquer um é capaz de ordenar uma impressão através de um equipamento deste.

Scanners de massa

Os scanners de massa são mais robustos, e tem uma velocidade de cópia superior aos scanners de mesa, sem a demorada etapa de aquecimento dos dispositivos de iluminação do papel. Seu custo está entre R$ 8.000 e R$ 14.000. São rápidos e possuem teclado ou soft-touch além de um programa com vários direcionamentos para a cópia, possibilitando inclusive o envio imediato do documento escaneado por email.

Estes equipamentos se conectam diretamente às redes de computadores, como se fossem estações de trabalho. Escolha o tipo que tem o teclado, pois a tela, após muito uso, fica muito suja, e cada vez menos sensível ao toque.

Depois explicaremos aqui o melhor método para utilizar este equipamento.

O conceito de cópia

A Internet e os cenários 3D dos jogos de videogame nos forneceram mundos virtuais.

Sem delongas, vamos revelar que estamos querendo tratar aqui dos cenários simulados do mundo real. Vamos fazer um paralelo entre um e outro, para tirar uma série de conclusões.

O recém-nascido até se tornar um jovem rapaz (adotaremos 13 anos como referência para nos adequarmos ao que várias culturas praticam) utiliza o BRINQUEDO como um intermediário entre ele e o mundo.

Por exemplo, no caso dos carrinhos dos meninos, já que é IMPOSSÍVEL dirigirem um de verdade, eles optam por dominar aquele que cabe em suas mãos, ou os que, de tamanho maior, podem ser controlados e movidos pelo seu corpo, sem serem autônomos demais.

No caso das meninas, na impossibilidade de terem um filho, que aliás nem imaginam como chega ao mundo, cuidam de suas bonecas e falam por elas, para ter o controle.

O carrinho, a boneca, são CÓPIAS daquilo que existe no mundo real, assim como os bonecos dos joguinhos de videogame.

No campo técnico mais profissional, o homem criou simuladores, de forma a treinar um procedimento em um cenário hipotético, e acelerar o aprendizado, com a vantagem de evitar a perda de equipamentos de milhares (como veículos automotores) a milhões (no caso de aviões e navios) de dólares em moeda americana.

Nos sistemas de informática

No caso da programação de computadores, o conceito de cópia foi transformado em uma expressão: "instanciação de um objeto de uma classe".

É aqui que queríamos chegar. Uma classe de "objetos" na Gestão de Conhecimento corresponde a uma Categoria de uma árvore Taxonômica, ou seja, um tipo. Um tipo numa classe maior de documentos pode ser a Nota Fiscal, a Petição, o Pedido, a Ordem de Compra, etc.

Um subtipo de Ordem de Compra pode ser De peça, De material, De substância, etc. Um subtipo do documento convite pode ser De casamento, De formatura, De compra, De aniversário, etc.

Cópia e comparação

A cópia nada mais é do que algo reconhecido através da operação de raciocínio de comparação. Através desta operação podemos classificar a cópia como:

• Exata;
• Semelhante;
• Igual em função;
• Igual em funcionamento;
• Igual em forma.

Conclusão

O conceito de cópia é oriundo da operação de comparação, e valida o conceito de tipo.

O que é Administração

Devido a polêmicas provocadas pelo tópico Organização e Gestão do Conhecimento - Implantação, resolvemos dar um resumo do que ela deve ser.

Administrar é examinar resultados e exarar diretrizes.

Este "examinar resultados" NÃO CONDICIONA o "exarar diretrizes", pois o Administrador pode se basear em idéias próprias, oriundas de intuição. A intuição não obedece, por vezes, a face de resultados obscuros. Ou seja, mesmo que estas idéias que o Administrador tem não pareçam corretas a curto e até a médio prazo, elas podem produzir muitos frutos a longo prazo. Qual é o empresário que parte do princípio "só vou ficar uns anos no mercado" ? Pode até existir tal pessoa, mas quando o dinheiro lhe subir a cabeça, ele não vai pensar em fechar a sua empresa.

Idalberto Chiavenato corrobora este ponto de vista:

"o administrador define estratégias, efetua diagnósticos de situações, dimensiona recursos, planeja sua aplicação, resolve problemas, gera inovação e competitividade."

(Introdução à Teoria Geral da Administração)

Um exemplo de empresário que mergulhou fundo em suas idéias, mesmo quando o mercado parecia não poder absorvê-las foi o falecido Steve Jobs. Ousado, apostou na excelência dos equipamentos pessoais, fugindo da manipulação de sistemas via "mouse" e dos equipamentos desktop não portáteis, cheios de fios e desajeitados.

Confusão entre Administração e Gestão

Um exemplo rápido da confusão entre Administração e Gestão é o caso dos pequenos lojistas que dão ordens ou fazem comentários aos gritos para os funcionários de seu negócio próprio, chegando ao cúmulo de chamar a atenção do gerente na frente daqueles, fato funesto. Isto quebra a hierarquia, enterra o respeito e mata o conceito correto de Administrador e de Administração.

Na definição de Chiavenato não estão as funções de chamar a atenção e nem de se preocupar com futilidades.

Outro exemplo é de Presidentes de Empresas que andam nos corredores das empresas, e que vendo coisas fora do lugar chamam a atenção de funcionários com frases abaixo, ao invés de comunicar aos seus assessores, para que se comuniquem com os gestores, para que as providências sejam tomadas. Administrador não tem que olhar sujeira no chão ou em divisórias, lâmpadas queimadas e futilidades do gênero. Ele deve olhar o clima da organização, a satisfação e os resultados.

Frases vazias:

"O que isto está fazendo aqui ?"
"Por que ninguém olhou isto ?'
"Por que isto está sujo ?'
"Não é possível que niguém percebeu isto !"

O percurso das ordens e diretrizes deve ser bem regrado, pelo Estatuto da Empresa, pelo seu Còdigo de Conduta, pelo seu Código de Ética, e debaixo do respeito às Leis Trabalhistas, Código Civil, e em última instância ao Código Penal.

Canais de comunicação da Administração

Os Canais de comunicação, para evitar bgritos e quebra de hierarquia, com posteriores processos na Justiça Trabalhista, indenizações ´por Assédio e Dano Moral, devem obedecer ao diagrama básico:

Conclusões

Não estamos mais no "tempo do vovô e da vovó". Estamos em um estado de direito altamente estruturado e com consequências. O empresário não pode mais planejar somente para curto prazo. O mercado amplo exige criatividade, ousadia. Não se pode dar ouvido aos medrosos, que dizem "é melhor não fazer isto, é muito arriscado", ou "mas isto vai custar muito caro". O mundo dos negócios é o dos homens de visão, mas estes devem respeitar a hierarquia, e a ética.

Organização e Gestão do Conhecimento - Implantação

Organização, Gestão e Administração andam juntas. Você organiza o seu negócio, a sua empresa, a sua instituição, a sua casa, para que a administração da mesma seja a mais fácil possível. E a administração correta, racional mantém esta organização.

Tratar ou estudar cvada uma em separado é romper um binômio que foi feito para ficar junto, como um casal. O casamento é a instituição de mais difícil equilíbrio e manutenção, e é um bom exemplo.

A organização começa pela delimitação de fronteiras. Ela não começa, como acreditávamos até hoje, a partir de definição de objetivos, de metas e de recursos, misturando com conceitos de sistema, etc.

A definição oriunda do dicionário, para admininistração:

gerir, ministrar, conferir

É pobre e não dá nenhuma ideia desta verdadeira expressão de ordem.

Também tem sido dito “ processo integrativo fundamental, buscando a obtenção de resultados específicos”, frase absolutamente inócua, adjetivada e adjuntivada excessivamente, complementada de verbo em gerúndio, fruto das duas últimas décadas de conceitos e definições fracas quando não vazias.

A Administração está, também, sendo muito confundida com a Gestão. A Gestão é exercida continuamente e ocorre em escalões intermediários, podendo ter vários níveis e corresponde ao "gerir, ministrar, conferir". A Administração deve tomar decisões para o futuro, por vezes mudando a organização inteira da empresa, pois tem conotação estratégica. Daí o engano.

A organização começa com um dos verbos mais primitivos das línguas faladas no Oriente Médio por um povo que já praticava a organização em seus assuntos cotidianos, o povo semita (árabes e hebreus): o verbo separar.

Seu conjunto de leis e ordenações religiosas quanto aos seus costumes e rituais já mostravam altíssima carga de organização, pois eles sabiam separar as coisas, colocando-as em seus devidos lugares. Como seu cotidiano e sua sociedade eram praticamente uma teocracia, sacerdotes tratavam da administração e organização do povo. Os mandamentos de Deus estabeleciam o Controle, ou seja, a ação constante para manter a Ordem.

Separar

Mas o que significa separar. Como primitiva, todo mundo sabe. É um dos primeiros verbos aprendidos e não tem nenhuma sofisticação. Mas quando chega o momento em que se está diante de uma enorme profusão de documentos, para exemplificar, e é necessário organizá-los (separá-los), a distância entre o conceito e o processo de separação se torna como a que existe entre a Terra e a Lua.

No caso de documentos, já que este trabalho está sendo direcionado para a Gestão do Conhecimento, teremos que proceder à classificação (definição de tipos) desta grande quantidade de documentos que nos foi apresentada. Em linguagem simples, vamos separar os documentos por tipo. Nem pense em separar por tamanho, pois documentos se distinguem pelo conteúdo. Vestuário, peças de apoio, louças, sim, se separa por tamanho. Substâncias e compostos são separados por sua finalidade, e daí por diante.

E esta classificação por tipos recebeu, utlimamente, o nobre título de Taxonomia, e os tipos passaram a se chamar Categorias.

Taxonomia

Ao se lançar sobre um trabalho difícil de organização de documentos, é preciso conhecer o ramo ao qual estes documentos se referem. Uma corporação pode ter documentos de um ou mais ramos. Podemos então construir uma Árvore Taxonômica para cada ramo, como se cada ramo correspondesse a uma empresa diferente.

Se o Analista de Conhecimento já conhece o ramo, ele facilmente pode fazer esta árvore. Se não o souber, deverá proceder à uma leitura por alto dos documentos para ir reconhecendo o seu conteúdo e determinar o assunto a que se refere.

Vamos supor a seguinte situação: o Analista de Conhecimento encontra Petições, Notas Fiscais, Pagamentos de Custas, Procurações. Ele está trabalhando, então, para uma instituição do ramo do direito. As Notas Fiscais são o subramo da Instituição que é obrigada a lidar com os custos e os lucros do negócio. Como um negócio, que precisa dar lucro, esta Instituição terá em suas caixas de documentos uma grande quantidade de documentos Financeiros e Contábeis, bem como de assuntos relacionados aos seus Recursos Humanos. Não tem como fugir disto.

Categorização

O primeiro ramo que deve ser abordado é o que proporciona o lucro ao negócio. No caso de nossa Instituição do ramo do Direito, este é o eleito. Os demais poderão ser abordados por profissionais subcontratados e que entendam de contabilidade, finanças e recursos humnos. Com o tempo, o próprio Analista de Conhecimento vai dominar a Taxonomia destes ramos já tão consolidados nos negócios.

No caso de uma instituição do ramo do direito, o Analista de Conhecimento terá que, através do exame dos documentos deste ramo, determinar com que tipos de causas a instituição lida. São Inventários (herança), causas Trabalhistas, Acidentes de Trânsito; com que causas a insituição mais lida, e quais podem ser tratadas num único pacote de pequenas e diversas ?

Isto depende do estudo dos documentos.

Palavras chave

As categorias são complementadas por palavras chave que denotam uma especialização mais precisa das categorias. Isto evita procurar por uma palavra que, por falta de sorte, foi escrita com um seu sinônimo em um documento, ou se utilizou um verbo num lugar de um substantivo conhecido, como por exemplo:

“o trabalhador se machucou” ao invés de “o trabalhador foi acidentado” ou “o trabalhador sofreu um acidente”

Pode e vai acontecer esta variação. As expressões e palavras chave vão minimizar o problema.

A gestão posterior

Depois da Organização dos documentos através da Taxonomia e Categorização, deve ser feito um documento a ser aprovado pela gerência (não diga administração) da Instituição. A Instituição precisará ter um Gestor de Conhecimento, e, se não o desejar, deverá contratar um, que pode ser o que procedeu à Organização.

Este Gestor de Conhecimento cuidará para que os documentos, tanto os existentes quanto os novos, fiquem organizados, e deverá manter e evoluir a árvore Taxonômica do ramo do negócio, criando novas categorias, quando necessário.

Digitalização

A digitalização dos documentos não é luxo. E o Sistema Informatizado comprado para lhe servir de complemento também não. Ela é necessária para facilitação da pesquisa, e para consolidar a árvore taxonômica construída ao longo do processo. Se um documento não puder ser achado através de consultas pelo sistema informatizado para armazenar os documentos digitalizados, ou o sistema foi mal feito, ou as categorias definidas estão incompletas ou erradas.

Conclusão

A Gestão de Conhecimento, sob o ponto de vista da Organização e Administração, é um pacote com etapas bem definidas, e com custo de compra de equipamento e contratação de profissionais, para que seja eficaz.

Entidade - Substantivo - Sintagma Nominal - Parte II

Explicaremos agora o Tipo de entidade do post anterior.

O que examinaremos como Tipo de uma Entidade corresponde, com ajustes, ao conceito de Substantivo em nossa língua.

Um Tipo é, a princípio, um Substantivo, e um Substantivo do tipo conhecido como Comum.

Por isto distinguimos as duas Espécies: Próprio e Comum.

O Próprio é justamente aquele a quem podemos realmente classificar como Entidade no campo da Gestão de Conhecimento. Este é o que vai se prestar a ter identificação, autonomia, meios de procurar sua própria sustentação como Entidade, Leis, Processos, etc, ou se submeter a um terceiro que lhe dê esta sustentação.

Instituição

Quando a Entidade é autônoma para buscar sua própria sustentação, ela é uma Instituição, grau mais alto de Entidade que existe.

Animais, Materiais e Equipamentos

Os animais, quando domésticos, estão sob uma espécie de tutela, e, respeitando as proporções, debaixo das leis de quem deles cuida. Materiais e Equipamentos são entidades controladas, e com identificação (espécie dentro de seu campo técnico, números de série, finalidade).

Animais "in natura", ou seja, em seu habitat, estão debaixo das leis da natureza, e obedecem ao seu instinto. Os que estão no zoológico estão sob a tutela de outras entidades. Comem o que lhes é dado e só se movimentam no espaço definido por esta entidade.

Conclusão

Esta é a teoria geral da Entidade, num contexto completo inclusive no terreno da linguagem, e que possibilita a análise nos campos desde os Recursos Humanos até o do Direito da Pessoa, Administrativo, Comercial, passando pelo Biológico e Técnico.

Entidade - Substantivo - Sintagma Nominal - Parte I

A primeira visão teórica necessária para se fazer a correta Gestão de Conhecimento é a de ENTIDADE.

Sem a compreensão do universo em que estão as Entidades, todo um trabalho fica perdido. Faremos a abordagem por meio da interpretação do seguinte diagrama:

Você pode fazer o download do arquivo em formato JPG ou PDF.

Composição conceitual da entidade

Uma entidade possui um Tipo em seu Universo de conjunto, meios de subsistência, um conjunto de leis que a regem, e uma identificação concreta dentro de seu conjunto organizado com fins de Gestão de Conhecimento.

Tipo

Deixaremos o Tipo para o próximo post, por se tratar de matéria específica e extensa. Mas a grosso modo, ele indica claramente o conjunto ao qual pertence a Entidade.

Meios de subsistência

Uma Entidade, seja humana, comercial, pública, governamental ou filantrópica, precisa ter um meio de se sustentar, e se sustentar como Entidade. A animal se sustenta com alimentação, a humana com o seu trabalho (que lhe abriga, veste e alimenta), a comercial vive do lucro, a pública de taxas, a governamental de dotação orçamentária e a filantrópica de doações.

Conjunto de Leis

As leis e suas extensões variam conforme a Entidade. A animal possui leis biológicas. A comercial deve se submeter às leis federais, estaduais e municipais, Estatuto próprio, seu código de ética e cumprir seu objetivo, pois provavelmente ele é que lhe proporcionará o seu sustento. A Pública deverá respeitar um conjunto de leis parecido com a Comercial, mas a quebra do seu objetivo somente provocará a mudança em seu quadro de gestores, pois seu objetivo TEM QUE SER MANTIDO. A Governamental obedecerá estas leis da entidade pública, além de se submeter, no caso de democracias, às Leis Eleitorais.

Identificação

A identificação das Entidades de forma concreta e inequívoca, através de Códigos e Números de Registros em Cadastros Públicos Gerais (órgãos reguladores do governo e entidades de classe) como CNPJ, CPF, RG, Matrículas em empresas. Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, OAB, etc.

Esta identificação já começa a realizar a preparação para verdadeiros e eficientes Sistemas de Gestão de Conhecimento concretizados em Bancos de Dados com regras bem definidas.

Genética, Imunologia e Informação

Hoje observamos nos conteúdos dos trabalhos de livros, comunidades de discussão e monografias uma excessiva discussão de Gestão de Conhecimento sem um arcabouço. São trabalhos extensos, pretensamente estruturados, mas sem conceitos sólidos, sem métodos e sem conclusões.

Isto decorre da falta de visão sistêmica de contribuição de outros ramos do conhecimento mais bem estruturados.

Perguntamos:

Qual é o sistema mais íntimo ao ser humano, mais pesquisado, mais debatido e mais controverso ?

Respondemos:

O corpo humano

No estudo da medicina, 2 campos tem se mostrado elegíveis para servir de arcabouço tanto para o conhecimento quanto para a Informática, com a seguinte correspondência em relação a esta última:

Genética - Princípios de codificação
Imunologia - Conceitos e princípios dos processos e Logística

Jogue fora tudo que você usa como princípio para seus sistemas, processos e codificação e recomece do zero. Nossos métodos estão ultrapassados, nossos resultados tem sido medíocres, pois não começamos com algo que está tão próximo de nós: o corpo humano e suas entranhas.

Genética

Graças a Deus, vivemos em uma época em que nosso código genético foi decifrado. Em poucas palavras, podemos dizer que o DNA de nosso código genético possui unidades chamadas gens, cada uma composta de três unidades, que são como um código octal (pois 2 elevado a potência de 3 unidades dá como resultado numérico o número 8). Cada "casa" deste código octal pode ser ocupada por até 4 nucleotídeos: Adenina, Citosina, Guanina e Uracila. Não importam os nomes, não importa a natureza química, importa a codificação e o fato de serem 4 os códigos. Mas se o leitor tiver interesse em se aprofundar no assunto, deve fazê-lo, pois conhecimentos superficiais só vão tornar possível o trabalho mas não vão nos fazer construir sistemas no mundo real realmente bem feitos.

Imunologia

Você vai se surpreender ao pegar um livro de Princípios de Imunologia e verificar que a ação dos anticorpos de nosso corpo biológico sobre o0s invasores (antígenos) se dá pelo mecanismo mais simples utilizados em brinquedos das nossas crianças:

O encaixe

Portanto, veja que a nossa natureza interna nos levou a criar em nossa realidade peças e métodos que imitam mecanismos inerentes à nossa natureza (como não podia deixar de ser).

Em nosso corpo possuímos, desde o nascimento, "peças" do sistema imunológico prontas para reconhecer os "invasores" deste mundo (vírus e bactérias) e combatê-los.

Construindo um sistema de Controle de Demandas - I

Quando surgiu o programa Microsoft Project, os engenheiros, principalmente, julgaram findos seus problemas de controle de prazos.

Mas seriam os engenheiros os melhores clientes para um programa deste ? Por obrigação e preparo, suas estimativas deveriam ser mais "de olho" do que de cálculo. Ele é um profissional que já deve ter isto por pré-requisito.

Este software controla bem projetos, ou seja, "conjunto de atos executivos que levam a um objetivo, utilizando recursos humanos e materiais" (definição nossa).

Toda espécie de atividade comercial e industrial que tenha uma VISÃO, deve ter projetos. Se não os tiver, que pelo menos controle suas demandas não planejadas. A vantagem de se controlar as demandas é que a empresa que as controla poderá descobrir a linha de ação em que vai atuar, ou pela maior possibilidade de auferir lucros, ou pela direção de sua maior vocação. A análise final e a direção tomada vão depender de uma avaliação baseada em pesos.

Um exemplo pode ser o de um prestador de serviços que atende a vários tipos de manutenções prediais. Vamos supor que os pequenos reparos sejam muitos, simples e de rápida resolução. Isto lhe permite ter uma clientela mais vasta, e que, periodicamente, vão mantê-lo sempre ocupado. E vamos supor que os grandes reparos vão restringir seus clientes a uma carteira menor, com enormes prazos de apreciação da sua proposta. Decidir, então, qual linha tomar, dependerá da sua índole mais paciente ou mais ativa, e dos auxiliares que vão ou não ter, e se são fáceis de se lidar.

O que um Sistema Básico de Demanda de Serviços (SBDS) deve ter

Alguns parâmetros são básicos:

DtEntrada	Data de entrada da demanda
LocDemanda	Local de execução
TpDemanda	Um tipo de demanda entre pelo menos 7 tipos definíveis para a atividade
Descri	Descrição pormenorizada da demanda
DtDist	Data de distribuição da demanda
RespDemanda	Pessoa ou equipe responsável pela execução da demanda
Prioridade	Grau de prioridade da demanda de 1-3 ou 1-5 ou de 1-10
TpProvid	Tipo de providência exigido pela demanda
Providencia	Descrição pormenorizada das providências tomadas
DtConc	Data de Conclusão

Mas não devemos pensar só no registro da demanda, de sua natureza, e de sua execução. Devemos acrescentar dados para auditoria do serviço prestado, pois o responsável pode ser um terceirizado:

DtInsp	Data de inspeção do serviço executado
RespInsp	Responsável pela inspeção
GrauSat	Grau de satisfação em relação ao serviço de 0-3, 0-5 ou 0-10

Tipo de demanda

Para um pequeno prestador de serviços prediais, os tipos podem ser:

Criação da solução
Manutenção Preventiva
Manutenção Corretiva
Expansão da solução
Limpeza

Tipos de Providências

Substituição da solução
Substituição de componentes
Substituição da solução e dos componentes
Expansão da rede elétrica
Expansão da rede hidráulica
Expansão da rede elétrica e hidráulica
Regulagem da solução
Regulagem dos componentes
Regulagem da solução e dos componentes

E por aí vai.

Prioridade

Quanto mais reduzido o leque de tipos de demandas, menor a faixa de prioridades (1-3: baixa, média e alta). Os números se prestam mais à ordenação do que as palavras. Para uma faixa de até 10 tipos, use de 1 a 5. Para uma coleção razoável de tipos, use a faixa de 1 a 10.

No próximo post complementaremos os campos com custos.

Confidenciabilidade, terceirização e licitação

O mercantilismo encontra brecha em todo lugar.

Com o governo sendo obrigado pela lei a fazer licitações (Lei 8666), as firmas maiores não querem participar diretamente, pois o que acaba prevalecendo é o MENOR PREÇO. Não adianta tentar introduzir características técnicas nos termos de referência, e nem prêmios, títulos, certificados, pois este critério é o que vai prevalecer.

Bem, e como é que as grandes empresas estão fazendo para se aproveitar, mas não colocar seu nome diretamente, para não serem associadas a um preço mais baixo nem à qualidade inferior ?

A primeira maracutaia é a venda de especificações de materiais ou serviços. A empresa maior arranja um "laranja" para participar da licitação, dando-lhe todo o suporte, em troca de uma comissão e de assessoria técnica. Ou seja, para lidar com o governo, usa um intermediário. A empresa "laranja" pode colocar um preço menor, pois não é muito conhecida, e este preço não vai estragar a sua reputação.

Uma vez vencendo, a firma menor tem que fazer o serviço. Ela pode ou não conseguir fazer. O fato é que quem licitou tem a máxima paciência, afinal não quer jogar fora todo aquele tempo (licitação governamental demora muito) e esforço gasto com o Termo de Referência. Mas a pior situação ocorre quando esta firma, que não passa de uma atravessadora, com um picareta como chefe, "quarteriza" o serviço para uma firma pior ainda, ficando com seu percentual, e pressionando para que o serviço seja feito, usando sempre da negociata com a firma licitante.

A segunda maracutaia, muito utilizada no Ministério dos Transportes, e evidente em nossos telejornais é a interminável aditivação dos contratos. A firma atravessadora justifica que não conseguiu fazer o serviço porque sua parceira não tinha competência, e traz outros para fazer o serviço.

Bem, a parte financeira e de transtornos de administração de licitações é o de menos. O que se constitui no pior fica no terreno do desenvolvimento de sistemas de informação para efetuar a Gestão de Conhecimento.

Documentos confidenciais e senhas acabam passando por no mínimo 3 técnicos estranhos à empresa licitante. Se no meio das informações houver uma lista de clientes e fornecedores, a coisa acaba sendo pior. A Confidenciabilidade é completamente rompida, e os efeitos deletérios. Estas informações, desde uns 20 anos para cá, são vitais.

Portanto, pense 10 vezes antes de fazer a contratação de empresa no ramo do conhecimento. E não diga que vai fazer Termos de Confidenciabilidade a serenm assinados por ambas as partes, porque isto é simplesmente ridículo nesta época de mão de obra rotativa.

Banco de Informações Comerciais - III

Perfil de compra dos clientes

Os sistemas de vigilância foram concebidos para preencher aspectos de segurança e baratear o seguro contra furtos e roubos em estabelecimentos comerciais.

Mas um vídeo mostrando os clientes pode dizer muito sobre eles, e revelar aspectos inapropriados do layout da loja, de atendimento equivocado ao cliente e de sua insatisfação ao procurar produtos e não achá-los.

Nas notas fiscais registra-se uma série de informações cadastrais e inúteis, além do produto comprado, quantidades e valor. Mas com o auxílio do vídeo, pode-se registrar:

Tempo de cada compra, com o tempo que demorou para achar o produto, tempo de escolha (conferência de validade, da integridade da embalagem e finalmente a colocação no carrinho). Caminho percorrido pelo cliente entre as prateleiras, para analisar as estratégias de compra. Depois, registrar o tempo no caixa.

Estratégia de compras

Em seu caminhar entre as prateleiras, os comportamentos esperados entre os sexos dos clientes são os seguintes.

Os homens (sempre estaremos tratando de maioria) tendem a ser mais impacientes. Se já sabem o que comprar, e já sabem onde achar, vão direto à prateleira desejada e se dirigem ao caixa. Se o setor de eletrônicos estiver no caminho, eles fazem um pequeno desvio para ver um som, um computador, uma TV, etc. Se este setor estiver longe, eles não perdem tempo.

Se o homem não veio com um objetivo definido, mas para fazer uma reserva e não ter que voltar tão cedo no mês para o supermercado, ele faz o zigue-zague, ou seja, percorre uma prateleira e volta na seguinte.

Já as mulheres, mesmo só tendo poucos artigos para comprar, se desviam (em sua maioria) do caminho, vão para frente e para trás e voltam constantemente para olhar mais uma coisa ou trocar algum artigo, pois pensam em várias coisas ao mesmo tempo.

Portanto, a disposição das prateleiras deverá tentar atingir o comportamento por demais lógico dos homens, colocando no caminho para os seus artigos de preferência artigos menos importantes. Por esta razão, produtos eletrônicos (até por segurança) devem ficar no fundo da loja, para forçar este sexo tão lógico a ser obrigado a passar por mais prateleiras.

E periodicamente, dever-se-á inspecionar as fitas das câmeras de vigilância para analisar possíveis alterações de comportamento dos clientes, tanto homens quanto mulheres, observando a sazonalidade.

E em termos de Banco de dados ...

Para o banco de dados, a estratégia deverá ser basear em instantâneos, ou seja, em fotos de determinadas seções, para estimar a quantidade de clientes dos dois sexos e também a sua idade média observável, colocando as medidas em uma curva para se ter a noção dos horários e dias da semana. Estas informações deverão ser armazenadas em um banco de dados de estatísticas, em registros com o formato:

Dia	hora (10/10minutos)	Seção	Quantidade de homens	Quantidade de mulheres	No. de Homens jovens	No. de homens velhos	No. de Mulheres jovens	No. de Mulheres velhas

Entidades, Classificações e Relações na Gestão da Informação

A Gestão da Informação é um processo sobre a Informação que pede um conhecimento prévio sobre Entidades de um ramo do conhecimento, Reconhecimento de Relações e Capacidade de Classificar as Entidades conhecidas.

Para explicar esta intrincada Gestão, nada melhor do que um trecho do mestre Machado de Assis, exímio escritor:

Entidades

Neste texto, mostrado bem colorido, para facilitar o reconhecimento dos diversos elementos de uma rede de conhecimento expresso verbalmente por escrito, estão explicitadas entidades segundo a Legenda apresentada. Cada um tem uma cor, um estilo.

Este trecho faz parte do livro "Memórias Póstumas de Brás Cubas", e expressa as origens familiares do personagem Brás Cubas, narradas por ele mesmo.

Classificação das Entidades

Como se trata das origens do personagem, é claro que entraram instituições como sua família, o Estado, profissões como a tanoaria (construção e manutenção de tonéis como os que armazenam vinhos nas adegas) e a de lavrador, nomes próprios de família, localidades e cargos ou títulos (tanoeiro, licenciado, avós).

Sim, isto é análise de informação para posterior Gestão. Se você trabalha com gerenciamento de documentos que possuem em seu bojo informações em um sistema na sua empresa, e o mesmo não dá idéia clara de quais entidades manipula, você está perdendo tempo, e sua empresa perdendo dinheiro. CUIDADO, você pode ter sido enganado e intelectualmente extorquido.

O primeiro passo para se gerir o conhecimento empresarial é fazer a árvore taxonômica dos termos utilizados em seu ramo empresarial e daqueles envolvidos nas tecnologias a que os funcionários tem acesso para executar os processos da empresa. Se você não puder reconhecer as entidades envolvidas em seu trabalho, tanto técnicas quanto institucionais, você não sabe o que faz.

Uma relação ternária

A primeira relação do trecho é "O fundador da minha família foi um certo Damião Cubas". Esta é uma Relação ternária, ou seja, relaciona um Cargo ou Título (fundador) a uma Instituição (família) com uma pessoa representada por um nome próprio (Damião Cubas).

A dimensão de tempo

A esta relação ternária associa-se, como exigência de seres aprisionados ao tempo como somos todos nós, um lugar no tempo (primeira metade do século XVIII). Esta dimensão vai nos dar informações de costumes, existência ou não de outras entidades que possam ser associadas às citadas, bem como a duração da vida das pessoas a serem citadas no texto.

O tempo é, para o humano, muito importante. Em termos de informação "fria", o tempo fornece o prazo de validade das coisas (instituições, bens, serviços, prazos).

A relação ternária no tempo

Situando a relação ternária apresentada no tempo, ela faz um sentido tal que esta família foi iniciada no tempo citado, e, portanto:

Não existia antes;
Vai começar a ter relação com as coisas deste tempo, nele influir e ser influenciada por ele;
Vai ser registrada como fazendo parte de arquivos deste tempo;
Vai determinar o "prazo de validade" dos membros da família dentro das expectativas médias de vida vigentes na época;
Vai estabelecer a relação destas pessoas com usos e costumes desta época;

Conclusão

A Gestão da Informação começa a partir do reconhecimento de entidades, de sua classificação, de suas relações internas e externas e da análise da linha de tempo por elas percorridas, formando um sentido que é reconhecido pelo ser humano como lógico.

Para fazer

Continuar a análise de um trecho tão rico em detalhes como é este da obra de Machado de Assis.

Aspectos escondidos dos clientes

Nunca vi, em uma ficha cadastral, campos como:

Gosta de sair a noite;
Lê quantos livros por semana;
Quantos vídeos assiste por semana;
Você anda de chinelo ou descalço em casa;
Faz sua própria comida ou come fora;
Limpa sua própria casa ou tem uma diarista;
Prefere sair de carro ou a pé;
Gosta de fazer hora extra;
Gosta de usar calça comprida ou bermuda;

Por que não se pergunta isto, mas ao invés querem saber:

Data de Nascimento;
Grau de Instrução (ora, isto já dá uma idéia da idade da pessoa, pois mais importa o grau de maturidade do cliente do que sua idade);
Nome do pai e da mãe (nunca vi ninguém usar isto em uma mala direta);
CPF, RG, Número da carteira de motorista.

Mesmo os Gestores de marketing não se desligaram de antigos valores, e aborrecem seus clientes com perguntas que não vão servir nem um pouco para suas pesquisas de mercado. Vejamos uma situação hipotética para mostrar aspectos paradoxais de uma pesquisa.

Vamos a uma loja de roupas. Pergunta-se a data de nascimento para inferir idade e colocar o cliente em uma faixa etária. Caso a pessoa tenha mais de 50 anos, um "bobo" infere que o cliente vai preferir calças compridas. Pois bem, estamos cansados de ver pessoas desta faiza etária utilizando bermudas, comportamento previsto somente para jovens.

Idade, sexo, região onde mora e grau de instrução não fornecem mais subsídios para se inferir preferências dos clientes.

Perfil

Hoje, o que domina é o perfil. Pessoas com determinados hábitos tem uma tendência previsível. Hábito é algo previsível. Existem pessoas que só saem de carro próprio nos fins de semana, a ponto de colocar esta cláusula comportamental em seu seguro de automóvel.

Indivíduos mais novos já podem ter hábitos arraigados de pessoas mais velhas e vice-versa. É preciso fazer uma ficha do cliente observando quais produtos ele observa e experimenta com mais frequência, abstraindo-se de informações de constituição padrão.

Uma pessoa pode ter o perfil de comprar mais para os outros do que para si próprias, como muitas mães ou tias solteironas ou indivíduos muito desligados da própria aparência. Então, é preciso procurar saber se a pessoa está fazendo a compra para si ou para outrem. Este é o primeiro e primeiríssimo passo.

Em seguida, observar se a pessoa demora muito ou pouco para a compra, e se compra muitos itens. Se fica à vontade fazendo as compras ou se fica ansiosa para pegar, pagar e ir embora. Este tipo fica muito feliz com um vendedor objetivo e que providencia o pagamento imediatamente, pois voltará muitas e muitas vezes na loja. Isto pode ser percebido logo na primeira conversa. E este representa venda certa, pois o cliente enrolador experimenta, experimenta, e acaba saindo sem comprar nada. A pior coisa para o faturamento é o cliente muito calmo.

Conclusão

Sendo esta uma primeira abordagem sobre perfil, o que deve ficar é que dados cadastrais formais não servem de perfil, e sim de um amontoado de bobagens para imprimir nota ou recibo.

Negócios, clientes e primitivas

Uma das crenças dos gerentes e do alto escalão das empresas é que o cliente é uma das idéias "primitivas", ou seja, determinantes do seu negócio.

No entanto, eles colocam os clientes no mesmo nível de outras idéias primitivas como lucro, gastos, matéria-prima, fornecedores e produto. Isto está estampado até no MEG, modelo de gestão de padrão internacional.

Mas o cliente não deve ser colocado no mesmo nível destas outras primitivas (idéias mais fundamentais) pois ele supera o nível de conceito das demais idéias citadas. Não diríamos que as supera por sua humanidade, mas pela alta probabilidade de mudança de preferência quando exposto aos fatores:

• Atendimento pessoal;
• Preço;
• Ofertas de mercado;
• Crédito;
• Distância;
• Sazonabilidade

Estes são fatores de facilidade. O ser humano é preguiçoso. Mas ainda longe de abordar o fator humano, vamos encarar o cliente como uma máquina repleta de botões de ajuste de comportamento. O homem cliente (homo sapiens clientis) é um sistema que pode ser estudado por curvas gráficas e por equações se estiver dentro do sistema de mercado.

Ao encaixamos o cliente, portanto, na categoria de sistema, podemos aplicar a ele a Gestão de Conhecimento, analisando seu comportamento, não como humano, mas como máquina da qual se recolhem parâmetros conforme os diferentes contextos. Cada contexto será um conjunto de medidas de comportamento frente às intensidades variáveis de parâmetros do mercado.

Como exemplo, podemos dar a oferta de crédito. Se esta oferta estiver alta, temos um cliente com maior possibilidade de efetuar compras, mesmo com um Atendimento Pessoal deficiente, mesmo com um Preço não tão atraente, mesmo indo longe para comprar (distância).

Conclusão

Nos negócios, o cliente deve ser enquadrado como um complexo sistema de parâmetros, forma de abordagem que afasta fatores emocionais e que colhe as reações frente ao contexto macroeconômico, reações estas expostas sob a forma de medidas que poderão ser geridas sob a forma de conhecimento.

Primitivas - Um exemplo com movimento

O movimento é uma das expressões mais básicas de nosso cotidiano, por isto será usado para explicar o que vem a ser uma primitiva.

Ir - ação primitiva

Procurando pelo menos três idéias relacionadas a Ir, temos a seguinte rede simples desta ação:

Destas 3 idéias, a que mais está próxima do ser humano é a de andar. Andamos para ir a algum lugar. Viver é mais o sentido filosófico de Ir. Quando perguntamos a um amigo que está passando por dificuldades a muito tempo "como vai você ?", ele responde: "vou indo". Este vou indo significa "estou vivendo e deixando o tempo passar".  

Já a idéia de mover está um nível acima. Mover é objeto de estudo da Física, que tenta enunciar as leis para descrição do movimento.

Ir - ação derivada: descer

Para descrever a idéia de descer, é preciso primeiro ter descrito a idéia de Ir. Se você não sabe o que Ir, como poderá ligar esta idéia a um referencial de aproximação (Ir aproximando do referencial de baixo, Ir abaixando) ? Toda criança aprende a distinguir o baixo do alto em relação ao lugar onde está.

Portanto, relacionando Ir com o referencial primitivo baixo, temos a ação de descer.

Isto é, então, uma idéia derivada

Ir - ação derivada em uma relação binária

Mas existem expressões complexas de pensamentos, onde precisamos conhecer mais expressões de uma relação, sem o que não conseguimos explicar idéias para terceiros. Vejam o diagrama abaixo:

As idéias Andar e Viver não se aplicam à idéia de Girar. Só a de movimento se aplica, pois Girar está mais relacionada à Física, ciência do movimento (e de vez em quando da ausência de movimento nos sistemas em equilíbrio).

Tanto mover para a esquerda (referencial) quanto para a direita (outro referencial) é entendido como Girar. Muitos podem dizer Virar, no entanto Virar está mais relacionado a frente e verso de alguma coisa.

Conclusão

Fizemos esta digressão, dentro do escopo de Gestão de Conhecimento, para mostrar que uma vez que se conheça as idéias primitivas relacionadas a um negócio, a um desafio, a um sistema, o resto fica fácil, e você não vai depender da simples busca de palavras ou de brainstorms onde verdadeiras besteiras são faladas, e pior, uso destas besteiras como verdades.

Gestão do Conhecimento e Análise de Sistemas

Um dos paradoxos da informática no momento é:

Quanto mais tecnologia disponível, maiores os prazos pedidos pelas empresas do ramo

Como pode ser isto ?

Vamos a um exemplo acessível a todos. Antigamente, a dona de casa tinha um trabalho razoável para requentar de noite a comida do almoço. Devido ao cuidado que se deve ter com a conservação do alimento e limpeza das panelas, nossas mães e avós não guardavam as panelas na geladeira, e sim em recipientes de vidro. Nas casas mais pobres, guardava-se em recipientes de plástico.

De noite, era preciso colocar o alimento novamente em uma panela, famoso mexidão, para requentar. E tinha dona de casa tão sistemática, que usava o demoradíssimo banho maria, tendo que colocar aquele limão para não escurecer o recipiente do banho.

Surgiu o microondas, e todos nós sabemos o efeito. Em dois minutos, dentro dos recipientes plásticos próprios para microondas, todo o trabalho é feito, sem sujar novamente as panelas. Pode-se levar estes plásticos até para o trabalho, onde muitas empresas tem o forno para os seus empregados terem maior comodidade.

E na informática ?

O mesmo deveria acontecer no caso dos sistemas. Temos servidores mais potentes, linguagens as quais resolvem com uma só linha de programação o que se precisava de um programa inteiro no passado. E passado na era da eletrônica são somente 5 anos. Temos bancos de dados mais simples de usar, linguagens que só exigem do programador movimentos e cliques de mouse (ferramentas do tipo arraste de controles).

Em contrapartida, temos empresas que pedem 20 dias para providenciar uma simples tela onde se cadastram algumas informações e se coloca um link para um documento em PDF. Já vimos o caso de uma empresa que pediu 15 dias para fazer uma tela para entrada de dados de clipping (coleta de notícias de um determinado ramo comercial). Se existe tanta tecnologia na Internet, onde está o problema ?

O problema está num mercado pobre em programadores experientes, terceirização e quarterização de mão de obra, empresários jovens e irresponsáveis e principalmente: desconhecimento das boas práticas de Gestão de Conhecimento. Não se sabe mais generalizar, analisar a informação, e produzir conhecimento. Informações são registradas pensando-se somente em relatórios definidos, e não na geração de conclusões e melhorias. Principalmente, a ênfase está em dar satisfação aos órgãos reguladores, cumprindo requisitos legais como tipos e valores de despesas.

Modelagem de dados e Modelagem de Informação

Os bancos de dados tem que ser bem modelados, não em termos de normalização segundo teorias de James Martin, e sim em termos de estabelecer "pontas" de ligação para se conectar com entidades futuras. A velha ciência das tabelas tem que dar lugar a algo mais maleável. Não se deve ter preocupação só com valores e datas, mas com tipos que se conectam a outros tipos.

A linguística do negócio tem que ser estabelecida, assim como os pesos das relações possíveis entre as entidades. As entidades básicas tem que ser enumeradas, relacionadas e então fazer a procura de entidades derivadas categorizando as entidades principais.

Se você está lendo este post e não tem a mínima idéia do que ele significa, procure consultores sérios, e não inicie nenhum projeto, pois logo ele estará obsoleto, e seus clientes voltarão ao mercado à procura de gente mais capaz.

Planejando um Clipping - I

A neurose no armazenamento de informações está aumentando os custos de sistemas de Clipping (coleta de informações do ramo de atuação). O cliente deste serviço acha muito sábio pedir, além do título, veículo jornalístico, resumo e palavras chave, o famigerado, trabalhoso e, por vezes inútil, OCR.

Ter a notícia inteira, sendo que a informação já foi classificada, lida, resumida e bem tipificada, é como só servir uma taça de vinho e precisar manter a garrafa na mesa, mesmo se sabendo que não beberá nenhuma outra a mais. E como eliminar o conteúdo todo ?

Desde bem novos somos ensinados a fazer resumos, cuja operação mental é a síntese. As pessoas estão perdendo esta capacidade, porque lêem pouco, e na Internet a notícia já vem bem resumida, para uma geração ansiosa, apressada e preguiçosa. São os ignorantes verticais: sabem quase nada sobre tudo, o que redunda em "próximos da ignorância".

Ora, se só se lê os resumos, para que o OCR da notícia integral ? Porque a operação de OCR justifica os altos custos. É difícil justificar alto custo para um resumo, apesar de ser uma operação altamente especializada. Para tal procedimento, quem "clipa" a notícia deve conhecer aquele ramo de atuação no qual ela está inserida. OCR vende scanner de preços entre R$ 2.500 a R$ 11.000 ou mais.

Para um bom Clipping, coloque no Termo de Referência a exigência de um técnico do ramo desejado para seleção e resumo das notícias, bem como a inserção das palavras-chaves corretas.

Banco de Informações Comerciais - II

Quando falamos de Estoque, consideramos uma "coisa" única. Linguisticamente o termo Estoque corresponde a uma definição precisa, que não precisa ser citada. Entre todos os negociantes, distribuidores, atravessadores, varejistas e atacadistas, o termo não carece de explicações.

Com o advento das filiais e hoje da sua forma mais evoluída, e de nome bonito - delivery - a definição permanece, mas a operacionalidade, a logística, se tornou complicada. Onde havia apenas entrada e saída, passou a existir entrada, transferência e saída. A transferência se dá entre um repositório de estoque e outro. Em termos de sistema, a transferência é tão somente um movimento interno. Em termos de custo, conforme a distância, poderá haver menos ou mais gasto, assim como também a quantidade envolvida.

Se, no entanto, considerarmos cada repositório de estoque como sendo um sistema, temos uma uniformidade de comportamentos, mas o surgimento de fenômenos contábeis, burocráticos, legais e regras para manter o estoque em relação à região que atende em níveis compatíveis.

Desta forma, além dos controles de quantitativos, é preciso observar a sazonabilidade na variação destes quantitativos, as preferências dos consumidores, fazer pesquisas e colocar em um banco de dados para proceder à Gestão do Conhecimento oriundo das vendas e pesquisas, de forma a baratear os custos, pedindo, na hora certa, as quantidades necessárias, aproveitando os melhores preços dos fretes, conforme a quantidade transportada.

Estudo da preferência dos clientes

Podemos escolhar estudar a preferência pelos produtos conforme a época do ano (sazonabilidade) ou pela faixa etária dos clientes ou pela vocação da região ou pelo poder aquisitivo onde vão ocorrer as vendas. Cada abordagem vai produzir um desenho bem diferente das informações necessárias. Mas também podemos utilizar um modelo polivalente, misturando um pouco de cada, em proporções variáveis.

Um exemplo fácil e acessível ao entendimento da maior parte das pessoas vai ilustrar bem a situação. Seja o mês de fevereiro, famoso pela venda de material escolar. Aqui o fator principal é a sazonabilidade. Mas a região pode não ser propícia. Imagine uma pequena localidade que não possui faculdades nem escolas de nível médio, e sim apenas poucas escolas municipais com pessoas de poder aquisitivo muito reduzido. A época do ano é propícia, mas o sistema externo aos sistema potencialmente consumidor é inadequado. Este é um contexto onde a venda será muito fraca.

Pela simples sazonabilidade, a preferência não atingirá níveis satisfatórios. O poder de consumo na situação citada é muito baixo, bem como o mercado consumidor. Mas a vocação da região pode alterar um pouco a situação. Se, por exemplo, houver um polo de tecnologia em funcionamento, ou a implantar, nesta região, muitas famílias estarão dispostas a investir em material escolar, e talvez possam existir incentivos governamentais disponíveis.

A parte prática

Cada fator deve receber um peso. Este é o princípio geral para transformar grandezas "sensíveis" em grandezas mensuráveis. A sazonabilidade, como base de referência, para material escolar, pode receber o fator 0.9 em fevereiro, por se tratar do mês de maior probabilidade de influência deste fator neste contexto. Em janeiro, por ser um mês de férias e dezembro, pela mesma razão, pode ser 0. Nos outros meses pode ser 0.1. A faixa etária dos clientes pode receber os maiores pesos entre 7 e 17 anos (0.9). Como a população universitária é menor, entre 18 e 22 o peso será um pouco menor (0.4), e assim por diante.

Ou seja, a escolha de fatores estatísticos por indução de raciocínio segue uma lógica e pode ser ajustado à medida em que as vendas vão ocorrendo. E este é o ponto onde ocorre a falha de levantamento de informações. Você já viu alguém te perguntar sua idade ao vender material escolar, ou o curso que você faz ? O interesse é só pela parte burocrática: nome, endereço, CPF, email. Como informação para crescimento da exatidão na abordagem de vendas isto não vale de nada.

Redes Sociais

As redes sociais já nasceram preocupadas com o perfil. Mas em termos de coeficientes, elas não atribuem pesos, mas rastreiam as preferências por determinados tipos de sites, para compor extensas pesquisas de mercado às custas dos cliques dos internautas, possibilitando bases de conhecimento comercial quase imbatíveis em seus resultados. Daí o aparente desinteresse em obter lucro imediato. O que é vendido não é um bem tangível, mas informações precisas sobre preferências deste ou aquele segmento por determinados bens e serviços.

Sistemas estáticos e Sistemas dinâmicos

Estáticos

Uma sala de estar é um sistema estático. Não existe uma produtividade diretamente associada. Ela atende ao princípio de coleção, pois apresenta uma série de itens visíveis, com alguma função. No entanto, os vários itens desta sala não apresentam forte interação funcional e colaboração entre sí, nem ciclos de funcionamento, nem produção de alguma coisa.

Vamos a um experimento mental absurdo para provar a não produção desta sala. Vamos supor que um indivíduo que mora na casa onde esta sala de estar existe se sente no sofá para assistir a TV. Ele apóia os pés num banco que está próximo, e assiste a TV até ter sono. Poderíamos dizer que a sala de estar é um sistema que tem como entrada um ser humano descansado, e que em interação com o sofá, a TV e o banco, produzindo um homem cansado ?

Nem todo homem que tiver à sua disposição, nesta mesma sala, estes itens sairá cansado. Um poderá assistir a TV, apenas esperando a hora de sair para um evento prazeiroso. Então, na hora marcada, ele pula do sofá, desliga a TV e sai com toda a disposição.

A sala é, então, um sistema estático, não produtivo, apenas organizado. Mas o mais exato seria dizer que a sala é um "sistema de fronteira", ou seja, simplesmente uma dimensão espacial onde pode funcionar um sistema, quando neste contexto é disparado um sinal, um processo, ou é introduzido nele um sistema dinâmico, no caso, o homem.

Um texto pode descrever um sistema

O tipo de texto que estabelece um sistema (de forma mais óbvia) é a descrição. O próprio exemplo da sala, sistema estático (de fronteira), quando descrito em sua disposição de móveis, tipo, cor e textura, talvez histórico e de como serviu para determinado evento, é uma descrição. Uma descrição evolutiva, ou seja, um roteiro,  ou, em linguagem científica, uma descrição de procedimento de um método é o estabelecimento descritivo de um sistema em ação. Se houver trechos de repetição (loops), ele descreve o sistema em sua dinâmica inquestionável.

Dinâmicos

Os sistemas dinâmicos possuem partes que interagem entre si, estabelecem ciclos de eventos repetitivos e tem comportamento de recepção de uma entrada, processamento e saída de algo que aproveita um conjunto de itens para formar um "novo algo" (como na indústria automobilística ou da construção civil) ou transformar algo em outra coisa pela modificação da forma ou constituição interna (como nas indústrias químicas).

O Sistema dinâmico estabelecido no Sistema de Fronteira

O leitor vai perceber, neste sistema teórico (Sistema de Fronteira), a semelhança com todos os sistemas térmicos e mecânicos existentes. Ele possui uma entrada regulada e outra contínua. Outros sistemas podem ter nenhum ou mais destes tipos (0 regulada e 1 contínua, 0 regulada e 2 contínuas, 1 regulada, 1 contínua). As saídas (aqui 2 contínuas) poderão ser reguláveis também, ou mistas, e ter várias, sem problema, de acordo com a complexidade do sistema a ser representado.

O importante é que os insumos de entrada podem escolher, de acordo com o comportamento dos subsistemas deste sistema, passar pelo caminho curto, ou pelo longo. Não representamos as várias compartimentações que um sistema pode ter devido à complexidade do diagrama resultante.


E o último detalhe é uma fronteira de interação dos insumos, daí termos representado o sistema com pelo menos duas entradas.


É preciso frisar que, apesar de exprimir muito bem sistemas mecânicos, o princípio apresentado também se aplica aos sistemas de conhecimento, e ao cérebro. O cérebro também se baseia na entrada por sinais,  captação por receptores e regulação pelo sistema nervoso. Também temos caminhos curtos (visão) e caminhos longos (linguagem). Portanto, o modelo se aplica.


Considerando, também, que os subsistemas de um sistema também são sistemas em sua natureza, senão a coerência do modelo não permanece, então podemos estender o modelo indefinidamente.


Uma simples operação aritmética de soma


A soma estabelece, na matemática, um sistema. Veja a figura:

O sistema de adição é um sistema dinâmico dentro de nosso raciocínio. Ele está pronto para receber, a toda hora, dois fatores, executar uma série de manipulações, e nos devolver aquilo a que convencionamos chamar de soma.

Um sistema com um subsistema

Vamos complicar o sistema de adição, implementando-o para que faça a soma em binário.

Veja a figura:

Foi adicionado, à esquerda, um subsistema que processa o número na base 10 e devolve o mesmo na base 2 (representação binária: 0 e 1). Este subsistema, por si só, já é mais complicado.

A primeira dificuldade é que temos só um subsistema de conversão. Repare que configuramos o Sistema de Fronteira internamente de modo que o segundo número sofre um atraso (por percorrer o caminho longo; está compreendendo agora ?) para não colidir com o primeiro na entrada do conversor. Em eletrônica isto é conhecido pelo termo "delay" (atraso).

Mas para garantir, na entrada do conversor colocamos uma alimentação regulada, pois para se obter sistemas seguros, deve-se admitir algumas redundâncias. Esta entrada permite a entrada de somente um insumo por vez.

O que ocorre quando o 3 entra, é que ele fecha o acesso. Ao tentar sair pela segunda alimentação regulada, ele desativa a primeira, e ela fica livre para receber o segundo número. Mas a segunda alimentação regulada só destrava com dois sinais. E quando o segundo número chega ao segundo receptor, ele soma um sinal ao segundo receptor, e os dois números conseguem sair.

Eles se encontram na área pontilhada (fronteira de interação), e a soma é efetuada, devolvendo o número 111 que é a representação do número 7 no sistema binário.

Vimos que o modelo se presta para os subsistemas, e que pode ficar muito complexo só se usando 2 níveis.

Na física e na química

Para o bem da verdade, não existe nenhum sistema estático. Tanto na física quanto na química, existem sistemas "compensados" ou sistemas em equilíbrio.

Na física a ilusão do estático parece ser contundente. Um bloco de cimento e ferro (para dar a idéia de algo pesado) do tamanho de um tijolo está em repouso sobre uma superfície. Não existem forças horizontais, excluindo o vento. Mas o bloco exerce uma força equivalente à sua massa multiplicada pela aceleração da gravidade, e a superfície exerce sobre ele a tal força "Normal", do contrário o bloco afundaria mais e mais na superfície.

Na química, temos mais noção de equilíbrio, devido à lei de Le Chatelier. A reação ocorre em uma direção, até que os produtos acabem por tender a se combinar e formar novamente os reagentes, isto nas reações reversíveis.

Na biologia

Nosso corpo, expressão mais genuína e de última geração de um sistema biológico, se compõe, em última instância, do sistema celular. E o sistema celular é, por si só, um sistema extremamente dinâmico.

Confidenciabilidade na Gestão do Conhecimento

Os produtos da Gestão do Conhecimento de uma empresa no ramo dos negócios e de pesquisa devem ser acessíveis, a priori, por toda a organização. Isto seria o output. Ele deve ser público, até porque o conhecimento é uma ferramenta de apoio ao trabalho. Como já discutimos algumas vezes, existe um núcleo (ou engine, engenho) com as informações fundamentais ou primitivas de um negócio em particular. Estas informações, por constituirem aquelas a partir das quais todas as outras derivam, devem ser CONFIDENCIAIS. Elas compõem um modelo, e se o modelo for corrompido, o resto não faz mais sentido.

Vejamos um grande projeto de uma empresa automobilística. Suas informações fundamentais se referem a uma nova diretriz de expansão para a China. Esta informação é confidencial. Para a equipe de projetistas é passada a informação de nível derivado: todos os módulos de display dos novos veículos devem ser capazes de tratar pelo menos 7 línguas. Os projetistas não ficam sabendo que o modelo vai entrar no mercado chinês, mas apenas que pelo menos será fornecido para 7 países. A falta de uma informação confidencial não vai impedir que façam o seu trabalho.

De acordo com as especificações dos projetistas, a equipe que fará os dicionários receberá os termos básicos que serão neles colocados, talvez com saída por voz.

Portanto, expondo somente as camadas de informação necessárias para os fornecedores de bens e serviços, até o limite mínimo para que possam realizar o que foi pedido, mantém-se a CONFIDENCIABILIDADE.

A informática

Este aspecto CONFIDENCIAL da informação fica difícil de ser controlado quando a mesma precisa ser colocada em bancos de dados e acessível pelos sistemas da firma em questão. Os profissionais do CPD tem acesso tanto às regras de negócio (como são obtidas e tratadas as informações) quanto às próprias informações. Não adianta cercar o acesso às informações com permissões, pois dominando a plataforma e a tecnologia, qualquer um destes profissionais pode ter acesso a tudo. Descobrem uma senha e acabou a segurança. Se até leigos conseguem, com algum esforço, burlar o acesso às informações dos cartões bancários, que dirá dos profissionais bem preparados.

Neste caso, vemos que é mais razoável os profissionais de informática produzirem engines especificadas da seguinte forma:

Uma informação (não se fala a natureza de significado) entrará e será transformada segundo uma fórmula.

Portanto, quem faz a aplicação não é o profissional de computação. Ele apenas compõem um "engenho", uma "máquina programacional" que faz determinada transformação segundo uma especificação, capaz de ser parametrizada por um profissional que domina o ramo da informação que vai ser tratada, para que só este último conheça o "segredo" do negócio.

Esta forma de trabalhar exige mais do segundo profissional citado. Um caso parecido é o dos analistas de negócios que extraem informações dos armazéns de dados (OLAP) para planilhas, e ali tratam estas informações segundo o seu conhecimento.

Excessiva preocupação com segurança

Vamos pesar algumas coisas e obter a justa medida:

• A Gestão de Conhecimento pretende democratizar informações vitais para o aumento da eficiência do negócio;
• Queremos que o negócio funcione pelos processos, e não pelas pessoas;
• Queremos a circulação rápida da informação;
• O grupo é mais importante que o indivíduo, pois o mais desejável é o trabalho em equipe.

Ora, ao longo dos últimos anos, uma elite da gerência dos CPDs (nome antigo dos Datacenters) trabalhou com afinco para convencer a alta gerência das empresas, em nome da garantia de um poder leviano, que o acesso à informação das empresas deveria ser o mais restrito possível. TUDO EM NOME DA ILUSÃO DE UM PODER SEM SENTIDO.

Hoje, 30 % do tempo de quem trabalha na frente de uma estação de trabalho computadorizada é desperdiçado com restrições de acesso, , discussões banais sobre a necessidade deste acesso e queda de desempenho pelo exagero de carga dos programas de antivirus. Auditorias de empresa se direcionaram mais para este lado, pois é mais fácil questionar acesso a esta ou aquela informação (pois o computador está bem à mão) do que ir atrás de desvios de dotações orçamentárias, uso indevido de poderes contidos nas procurações e outras coisas que se constituem no real "buraco" de vazamento de dinheiro.

Monitores de atividade

Inspirados pelos keyloggers (programas para capturar a digitação de dados pessoais) desenvolvidos pelos hackers, as empresas de informática, objetivando somente o lucro, convenceram as administrações das empresas a implantar estas ferramentas. Estes são programas pesadíssimos, que oneram o desempenho das estações de trabalho e enervam os usuários. As máquinas conectadas às redes são padrão e fechadas, mas estes programas monitoram constantemente se o usuário coloca alguma coisa indevida. Como ele vai fazer isto se sequer tem acesso à algumas pastas e diretórios do seu próprio computador ?

A solução é colocar a mão na cabeça e ver o ridículo de certas restrições. Os usuários estão sendo mais produtivos em casa, com equipamento comprado apenas com um orçamento magro do que em suas modernas estações de trabalho em uma empresa grande e lucrativa. E por que? Porque os administradores das empresas se curvam ao discurso e à falácia dos espertalhões que vendem antivirus, monitores e de ineficientes sistemas de Service-desk.

Back orifice

A contradição é tanta, que a empresa, preocupada com segurança, entrega aos Service-desks o acesso à TODAS as suas estações de trabalho. Mesmo com monitoramento do usuário que está à frente da máquina, acessos como back orifices (portas dos fundos) podem ser feitos com aparência de uma colocação normal de atalho que depois desaparece, compartilhamentos invisíveis e permissões camufladas.

Solução

Trabalhar em ferramentas de e-groups e certificação digital e dividir as redes maiores em redes menores. Além disso, valorizar o trabalho em casa por meio período, via sistemas de compartilhamento de informações em grupo.

Evite o contato com consultores que vendem enormes e caros pacotes de segurança que podem ter vários canais de escoamento de informação para destinos inimagináveis, principalmente se sua empresa participa de concorrências internacionais. E leia sobre o projeto Echelon, para ver até que ponto chega a fuga de informações de sistemas empresariais.

Leia também Confidenciabilidade, Terceirização e Licitações

Banco de Informações Comerciais - I

A Gestão de Conhecimento é uma ciência almejada principalmente pelo ramo dos negócios (Business Inteligence). Sendo assim, precisamos montar o banco da base teórica dos negócios, sem o quê a compreensão do restante da Gestão desta área de conhecimento ficará incompleta.

O diagrama a seguir ilustra a Relação Básica Varejista-Estoque-Cliente:

É uma relação ternária, discutida anteriormente neste Blog. O grafo da Empresa também é ternário, mas foi simplificado aqui para facilitar a compreensão.

O texto à direita da figura já está normalizado para compor informação útil. As Entidades estão em letras maiúsculas em sua primeira ocorrência.

A Informação nasce de Relações. Onde não existem Relações, ainda não existe Conhecimento, pois este é feito às custas daquelas. O cérebro, através de suas redes neurais estabelece relações à proporção biológicas de 1 para 10000. Isto é muito mais que um ser humano possa especificar em suas teorias, manuais ou normas, mostrando como estamos muito aquém do desejado.

O cliente

O cliente é o alvo, e quem o considera apenas um "objeto abjeto" que só serve para comprar bens e pedir serviços está desprezando seu meio de vida. O estoque é feito em função do cliente. O produto é desenhado em função dele também.

Então, faz-se mister conhecer o cliente. Até hoje, pedem-se informações puramente para faturamento, tais como:

• Nome
• CPF
• Endereço [Cidade][Bairro][Rua][CEP]
• Telefone Residencial
• Telefone Celular
• Estado Civil
• Local de Trabalho

Talvez a única informação que fornece subsídios ínfimos para traçar um perfil do cliente seja o endereço. A área residencial do cliente pode dar pistas sobre a sua renda. No entanto, com os bairros se tornando cada vez mais heterogêneos, isto redunda em nada.

O verdadeiro perfil é dado pela entrevista direta na captação e no pós-venda. É o relacionamento direto, complementado por pesquisas de tendência. A Internet vem fazendo isto subliminarmente. O email é atrelado às preferências dos "cliques" que o  consumidor efetua.

As informações que devem ser extraídas dos clientes devem ser relativas aos seus gostos e preferências, locais onde gosta de ir e os meios que para isto se utiliza. Ter ou não filhos pode interessar muito mais que simplesmente dizer se é solteiro ou casado. A idade destes filhos é altamente relevante. Ter ou não um veículo ou mais também é uma medida da tendência que a pessoa tem ao consumo ou à despesa. 

Em resumo, o perfil do cliente não está nas informações para identificá-lo com o fim de garantias de pagamento e sim naquelas que o classificam na categoria de poder de consumo.